Boligtildeling - leieobjekter, rapporter og tilgang 

Modulen er under utvikling, men vil være ferdig iløpet av 2026.

Denne artikkelen utdyper resten av menyen i Boligtildeling. Boligkøene under Leieobjekter, godkjenning av Utsendinger, Rapporter dere kan ta ut, og hvordan dere styrer tilgang til sensitive opplysninger under Innstillinger. 

For Min dag, Saker, saksgang og kommunikasjon med søkeren, se Boligtildeling - LAFT sin egen tildelingsløsning.

For vilkår, poengregler, frister og maler, se Boligtildeling – vilkår, frister og maler.

For Innboks og Utsendinger på tvers av hele utleiemodulen, se Innboks og Utsendinger.

Leieobjekter - boligløer

Fanen Leieobjekter viser alle boenhetene som er satt opp for boligtildeling, med boligkøen som er knyttet til hver av dem. Her ser saksbehandlere raskt hvor mange søkere som står i kø til et gitt leieobjekt, hvor lenge de har ventet, og hvilke køer som krever en handling fra dere.

Listen viser disse kolonnene for hvert leieobjekt:

• Leieobjekt – adresse, og leilighetsnummer der det er aktuelt.
• I kø – antall søkere som står i kø til objektet.
• Venter – antall søkere som venter på svar fra dere.
• Godkjent – antall søkere som er godkjent for tilbud på objektet.
• Ventetid – lengste ventetid blant søkerne i køen.
• Type – boligtype eller bruksformål, for eksempel omsorgsbolig, gjennomgangsbolig eller ordinær kommunal bolig.

Øverst kan dere filtrere på Status, Bruksformål, Bygg, Nærmeste skole, Nærmeste barnehage og Gangtid til nærmeste skole – nyttig når en søker har behov knyttet til skolekrets eller avstand til et bestemt tilbud. Tre faner lar dere snevre inn hvilke leieobjekter som vises: Med kø viser bare dem som har søkere i kø, Krever handling viser dem hvor noe venter på en avgjørelse fra dere, og Alle viser samtlige leieobjekter som er satt opp for boligtildeling.

Dere kan veksle mellom Liste- og Kort-visning øverst til høyre, og bruke Last ned til å eksportere oversikten, for eksempel til bruk i intern rapportering eller møter med andre virksomheter i kommunen.

Prioritere søkere til et leieobjekt 

Klikk dere inn på et leieobjekt fra listen for å åpne selve boligkøen. Her ser dere alle søkerne som står i kø, i den rekkefølgen systemet foreslår at dere bør tilby boligen videre.

Hver søker får en veiledende poengsum på inntil 100 poeng, satt sammen av tre faktorer:

• Ventetid – inntil 40 poeng, basert på hvor lenge søknaden har stått i kø.
• Behov – inntil 30 poeng, basert på kartleggingen av søkerens situasjon (risikovurdering, boligbehov og eventuell akutt situasjon).
• Passer boligen – inntil 30 poeng, basert på hvor godt søkerens registrerte behov samsvarer med leieobjektets egenskaper, for eksempel størrelse, etasje og tilrettelegging.

Poengsummen er ment som en støtte i vurderingen, ikke en fasit. Dere kan når som helst endre rekkefølgen manuelt ved å dra en søker opp eller ned i listen – nyttig når en sak har sider ved seg som ikke fanges opp av poengmodellen, eller når to søkere står likt og dere må bruke skjønn. Bytt mellom Liste- og Tavle-visning for å se køen på den måten som passer dere best.

Til høyre i bildet finner dere informasjon om leieobjektet selv: kart over nærområdet, avstand til skole og barnehage, og hvilken tilrettelegging boligen har (for eksempel trinnfri adkomst eller tilpasning for rullestol). Dette gjør det enklere å vurdere treffsikkerheten i et tilbud før dere går videre i saksgangen.

Utsendinger - godkjenne brev før de sendes ut

Boligtildeling - LAFT sin egen tildelingsløsning. nevner Utsendinger kort som en del av toppmenyen. Her går vi grundigere inn på selve godkjenningen, og på regelen for hvem som har lov til å godkjenne.

Når et brev er klart for utsending – et tilbud, et vedtak, en bekreftelse eller lignende – havner det ikke automatisk i postkassen til mottaker. Det legges først i Utsendinger, hvor noen må gå god for innholdet før det sendes videre, vanligvis via SvarUt til mottakerens digitale postkasse eller til adressen fra Folkeregisteret.

Trykk Se og godkjenn på et utsendingsvarsel for å åpne detaljvisningen. Her ser dere:

• Mottaker, og hvilken sak brevet hører til.
• En forhåndsvisning av selve brevet.
• En Beslutning-boks hvor dere godkjenner eller avviser utsendingen, eventuelt med en kommentar til hvorfor.

Godkjenner dere, sendes brevet umiddelbart – dette er et endelig steg som ikke lar seg angre. Avviser dere i stedet, går saken tilbake til saksbehandler slik at brevet kan rettes opp før det sendes på nytt. Et vedtaksbrev kan aldri godkjennes av samme person som sendte det til godkjenning – dette gjelder uansett hvilken godkjenningsregel dere har valgt, se under.

Hvem kan godkjenne øvrige brev? Under Innstillinger → Godkjenning av utsendinger velger dere hvilken regel som skal gjelde for virksomheten:

• Standard – saksbehandleren som har jobbet med saken, kan godkjenne egne utsendinger (bortsett fra vedtaksbrev, se over).
• To-person-kontroll – en annen person enn den som har forberedt brevet, må alltid godkjenne før det sendes, uavhengig av brevtype. Dette gir en ekstra kvalitetssikring, og egner seg godt for kommuner som ønsker et firøyeprinsipp på flere typer brev enn bare vedtak.

Rapporter

Under Rapporter finner dere fire ferdige rapporter som henter tall direkte fra sakene i Boligtildeling. Rapportene kan avgrenses på periode, og flere av dem kan lastes ned for videre bruk i saksframlegg eller innrapportering.

• Boligbehov gir en oversikt over hvor mange som står i kø, hvilke boligtyper det er mest behov for, og hvor lang gjennomsnittlig ventetid er. Rapporten er nyttig når dere skal dokumentere behovet for flere boliger overfor politisk nivå, jf. kommunens plikt etter boligsosialloven § 5 til å medvirke til å skaffe bolig til vanskeligstilte.

• Trygg Hjemme viser fordelingen av søkere etter risikokategori, slik den er kartlagt i S5 Risikovurdering (kategoriene er hentet fra NOU 2012:4). For å ivareta personvernet til søkere i små grupper skjermes tall for grupper med færre enn tre personer – de vises da ikke eksplisitt i rapporten.

• Saksbehandling gir ledelsen oversikt over saksmengde, saksbehandlingstid og overholdelse av svarfrister (se Boligtildeling om forvaltningsloven § 11 a). Samme skjerming av små grupper gjelder her der det er relevant.

• KOSTRA skjema 13 samler tallene kommunen er pålagt å rapportere til SSB om kommunalt disponerte boliger. Rapporten er bygget opp etter samme struktur som selve KOSTRA-skjemaet, slik at tallene kan overføres direkte når dere rapporterer inn til Statistisk sentralbyrå.

Innstillinger - Styre tilgang til sensitive opplysninger 

Enkelte opplysninger i en boligtildelingssak er mer sensitive enn andre, og skal av personvernhensyn bare være synlige for dem som faktisk trenger dem i jobben sin. Dette styrer dere under Innstillinger → Tilgang → Sensitive opplysninger.

Tilgangen er delt inn i kategorier, og gis per person – ikke bare per rolle:

• Helse – opplysninger om helsetilstand registrert i kartleggingen (S3 Helse og sosiale forhold).
• Vernehensyn – opplysninger som tilsier at søkeren eller husstanden trenger ekstra beskyttelse i saksbehandlingen.
• Tjenestegruppe – hvilken oppfølgingstjeneste søkeren eventuelt mottar fra kommunen.
• Adressebeskyttelse / Kode 6 og 7 – markering av søkere med fortrolig eller strengt fortrolig adresse.
• Fødselsnummer – søkerens fødselsnummer, vist i sin helhet kun for dem med denne tilgangen.
• Folkeregisteret – oppslag og synkronisering mot opplysninger fra Folkeregisteret.

Som standard har saksbehandleren som eier saken, tilgang til opplysningene som hører til den saken. Trenger en kollega midlertidig innsyn i en konkret sak – for eksempel ved fravær eller stedfortreding – kan dere gi dette uten å endre personens generelle tilganger, ved å bruke knappen Tilgang til sak inne på selve saken.

Hvem som har de ulike tilgangene satt opp fra før, forvaltes under Innstillinger → Brukere og leieobjekter. Her ser dere en liste over alle som har tilgang til modulen, og kan sette eller fjerne de ulike sensitive-kategoriene per person. La det være noen få personer hos dere som eier dette oppsettet, slik at endringer i hvem som ser hva, går gjennom et fast sted.

Les også 

• Boligtildeling - LAFT sin egen tildelingsløsning – Oversikt over Min dag, Saker, saksgangen, kartlegging og kommunikasjon med søkeren.
• Boligtildeling – vilkår, frister og maler – Vilkår, poengregler, frister og male.
• Innboks og Utsendinger - Innboks og Utsendinger på tvers av hele utleiemodulen