Innboks og utsendinger

Modulen er under utvikling, men vil være ferdig iløpet av 2026.

Innboks og Utsendinger ligger i venstremenyen i Utleie, og dekker all korrespondanse som går inn og ut av kommunen – både for ordinære leieforhold og for boligtildelingssaker. Innboks er der dere tar imot og fordeler det som kommer inn, Utsendinger er der dere godkjenner det som skal ut via SvarUt.

Innboks - hva havner der

Innboks samler alt som kommer inn digitalt og ikke automatisk er koblet til riktig sak eller leieforhold – brev fra innbyggere og andre etater via SvarInn, svar på brev dere selv har sendt, søknader, meldinger og interne tråder. Øverst velger dere omfang med fanene Alt, Boligtildeling og Utleie:

• Alt – hele innboksen, uansett hvilken del av systemet posten hører til.
• Boligtildeling – bare post knyttet til boligtildelingssaker. Her får dere i tillegg kategoriene Søknader, Meldinger og Internt.
• Utleie – bare post knyttet til ordinære leieforhold (kontrakter, husleie og lignende).

I alle visninger kan dere filtrere videre på: Alle, Brev, Utsatt, Ferdig og Ikke relevant, og slå på Kun uleste for å se bare det dere ikke har åpnet ennå. Øverst til høyre har dere snarveier til Kontakter, Maler og Kalender, samt et søkefelt som søker i hele innboksen på navn eller saksnummer.

Er noe i innboksen egentlig en utsending som venter på godkjenning, vises det i en egen bjålke øverst: «Utsendinger venter på godkjenning · Åpne i Utsendinger» – den tar dere rett til oversikten i punkt 3.

Behandle en post

Klikk på en post for å åpne den i et eget visningsområde, med listen til venstre og innholdet til høyre. Er brevet ikke koblet til noe fra før, ser dere dette tydelig øverst: Brevet er ikke koblet. Da søker dere opp riktig leieforhold eller sak i feltet og trykker Koble. Etterpå ligger brevet på saken eller leieforholdet, slik at all korrespondanse samles ét sted.

Passer ikke brevet på noen sak – for eksempel reklame eller feilsendt post – trykker dere Ikke relevant. Det havner da under kategorien Ikke relevant, i stedet for å stå og kreve handling. Flere valg gir dere alternative handlinger når «Koble» og «Ikke relevant» ikke passer.

På hver post i listen har dere tre faste handlinger:

• Ferdig – posten er behandlet og flyttes til kategorien Ferdig.
• Utsett – skyver posten til et senere tidspunkt, den dukker da opp under Utsatt til da.
• Mer … – åpner Minn meg på … (sett et påminnelsestidspunkt) og Merk som ulest.

Nederst på en åpnet post kan dere som regel svare direkte, akkurat som i kommunikasjonsfanen på en sak.

Utsendinger - alt som sendes ut

Utsendinger viser alle brev, dokumenter og fakturaer som går ut via SvarUt – fra hele Utleie-modulen, ikke bare boligtildelingssaker. Her samles for eksempel varsel om indeksregulering, følgebrev til husleiekontrakter, begjæring om fravikelse og vedtaksbrev fra boligtildeling, i tillegg til fakturaer.

Øverst på siden ser dere Venter på deg: utsendinger som venter på godkjenning, gruppert per brevtype – for eksempel «Godkjenn «Varsel om indeksregulering – august 2026»» med antall brev som er klare. Er noen av brevene i en gruppe problematiske, står det rett under: «3 sendes ikke, og du ser hvorfor før du godkjenner.»

Fire tall gir dere status på resten:

• Til godkjenning – antall utsendinger og totalt antall mottakere som venter på at noen godkjenner.
• Pågår – utsendinger som er godkjent og sendes akkurat nå.
• Feilet – brev som ikke kom fram.
• Sendt siste 30 dager – et raskt tilbakeblikk.

Ny utsending øverst til høyre lar dere starte en utsending manuelt, utenom de som opprettes automatisk fra en sak eller et leieforhold.

Godkjenne en utsending 

Trykk Se og godkjenn på en gruppe for å åpne godkjenningsskjermen for nettopp det brevet og den mottakerlisten. Øverst ser dere fire tall som oppsummerer hva som skjer når dere godkjenner:

• Klare – hvor mange av oppføringene og mottakerne som faktisk kan sendes.
• Digitalt / papir – hvor mange som får brevet digitalt og hvor mange på papir fordi de er reservert mot digital post i KRR.
• Blokkert – mottakere som får ingenting hvis dere godkjenner nå (for eksempel ugyldig adresse).
• Ikke sjekket i KRR – sendes digitalt, men uten bekreftet KRR-status.

Under Mottakere kan dere søke opp en bestemt mottaker og se status per person (Alle, Blokkert, Papir, Utelatt).

Selve godkjenningen skjer i panelet Beslutning til høyre. Før dere kan godkjenne, må dere kvittere for at dere har sett brevet (Se brevet, viser det for en bestemt mottaker) og krysset av Jeg har sett brevet og gått gjennom mottakerne som sendes. Under Kommentar og sendetidspunkt kan dere legge inn en valgfri kommentar som lagres med godkjenningen, og sette et sendetidspunkt – står feltet tomt, sendes brevet med én gang når dere trykker Godkjenn og send.

Godkjenningen er endelig og gjelder nøyaktig dette brevet og denne mottakerlisten: forsendelsene lages først da, og utsendingen kan ikke redigeres etterpå – bare avvises (lenken Avvis utsendingen … nederst) og lages på nytt. Adressene er ikke kontrollert mot Folkeregisteret automatisk – det stopper ikke godkjenningen, men er verdt å være klar over.

Søke og filtrere, og hvem som kan godkjenne 

Under Venter på deg finner dere lenken Vis alle N som venter på godkjenning, som åpner hele listen i tabellform: Utsending, Status, Levert, Feilet, Laget av og Dato. Over tabellen kan dere søke og filtrere på:

• Alle moduler – begrens til Utleie eller Boligtildeling.
• Alle typer – begrens til Brevmal til leieforhold, Dokument til leieforhold eller Faktura.
• Siste 90 dager – endre tidsrommet som vises.

Hvem kan godkjenne? Under Innstillinger → Utleie → Godkjenning av utsendinger velger dere regelen som gjelder for hele virksomheten: Standard lar den som lager en utsending godkjenne den selv, mens En annen må godkjenne krever at en annen person enn den som lagde utsendingen, står for godkjenningen. Vedtaksbrev følger alltid vedtakets egen godkjenning uansett hvilken regel dere har valgt her – den som sendte forslaget til vedtak, kan aldri godkjenne det selv (se Boligtildeling – vilkår, frister og maler om bryteren for dette).

Veien videre

• Boligtildeling – saksgang, kartlegging og kommunikasjon med søkeren i boligtildelingssaker.
• Boligtildeling – leieobjekter, rapporter og tilgang – boligkøer, rapporter og tilgang til sensitive opplysninger.
• Boligtildeling – vilkår, frister og maler – vilkår, poengregler, frister, svarmaler og godkjenning av vedtak.