Næringsmappa er rettet mot offentlig eiendom og næringseiendom og kobler bygninger i LAFT mot Boligmappa, slik at dokumenter kan samles og vises i dokumentarkivet når bygningen er riktig registrert med bygningsnummer.

Hvordan bestille integrasjonen:    Integrasjonen kan bestilles av administrator ved å gå til Dokumentarkiv > Næringsmappa > Lisens. Der finnes all informasjon om priser og andre vilkår. Man kan også velge pakke (også gratis-versjonen må aktiveres), fylle ut org.nummer og eventuell fakturareferanse. Org.nummer er viktig for at vi skal kunne hente bygninger og dokumenter fra Boligmappa via Matrikkelen.   Slik vil tilgang til Boligmappa-dokumentene fungere fremover, i tre nivåer: Alle LAFT-kunder får dokumentvisning fra Boligmappa rett i LAFT-appen, gratis. En enkel måte for hele organisasjonen å holde seg oppdatert! Også gratisversjonen må aktiveres! Med Næringsmappa-integrasjonen henter dere dokumentene rett inn i LAFT på web, klare til å lastes ned, deles, og brukes i det daglige arbeidet - slik det har vært mulig tidligere, bare med stabilt API og ny funksjonalitet dere ikke har hatt før. Med Næringsmappa + LAFT Proff lar kunstig intelligens dere jobbe videre med innholdet - det er her dokumentene går fra å være et arkiv til å bli reell driftsstøtte!

3 nivåer: hvordan fungerer den nye koblingen mellom LAFT og Boligmappa?

Næringsmappa baserer seg på bygningsnummer fra Matrikkelen, i stedet for Boligmappa-nummer som tidligere. Dette gir en mer presis og robust kobling mellom bygg og dokumentasjon. I praksis betyr det at så lenge bygningsnummeret er knyttet til deres organisasjonsnummer (at dere står oppført som eier av bygget), vil dere kunne motta og overføre dokumentasjon via integrasjonen. For at integrasjonen skal fungere optimalt, og for at vi skal kunne hente bygningsnummer fra matrikkelen, er det derfor viktig at adresseinformasjonen i LAFT er korrekt registrert. Som en del av oppsettet av integrasjonen vil bygningsnummer hentes basert på adresse (gateadresse, postnummer og sted). 

Alle tre nivåer har tilgang til Næringsmappa via LAFT-appen:

Den nye integrasjonen er tilgjengelig i tre nivåer:

• Gratis (OBS! Denne versjonen må også bestilles for å aktiveres):
  
• Næringsmappa:
  
• Næringsmappa + LAFT Proff:

 

 

 

Oppsett av integrasjonen

Uansett hvilket nivå av integrasjonen dere abonnerer på (Gratis, Næringsmappa eller Næringsmappa + LAFT Proff) vil noe oppsett være nødvendig. Bestilling og oppsett av integrasjonen er selvbetjent, og for å sikre sømløs bruk er det noen ting som må være på plass:

• 1) Bygninger må ha riktig adresseformat iht. Matrikkelen
• 2) Finne eventuelle manglende bygningsnummer
• 3) Koble bygninger til Boligmappa via integrasjonen
   

1) Bygninger må ha riktig adresseformat iht. Matrikkelen

Du bør påse at alle bygningene deres har korrekt adresseformat for at bygningsnummer skal kunne hentes fra Matrikkelen. Integrasjonen hjelper til med oppslag på bygningsnummer, men dette fordrer at adresseformatet er korrekt satt opp. I Norge følger adressering standarder fra Kartverket (Matrikkelen) og Posten Norge. Formatet er ganske strengt definert for at adresser skal fungere i registre, postlevering og offentlige systemer. Vi anbefaler at dere går gjennom og kvalitetssikrer adressefeltene på byggene i LAFT, slik at koblingen mot Næringsmappa fungerer som forventet:

Dette kan gjøres på to måter:

• Med gratis-versjonen av integrasjonen: Via side for masseredigering av bygninger. I eksempelet under er format på postnummer feil (skrevet i små bokstaver). Om du klikker på gateadressen kan du velge riktig fra Matrikkelen:

        Da vil alt bli oppdatert i riktig format:
         

• Med abonnement på Næringsmappa: Via admin-siden for oppsett av Næringsmappa. Her vil man ha tilgang til en egen admin-side med varsel om feil. Du kan bruke denne tabellen til å rette opp i feilene, samt slå opp bygningsnummer på flere bygg om gangen når adressen er korrekt (les mer om dette i steg 2 - finne manglende bygningsnummer under):

2) Finne manglende bygningsnummer

For at integrasjonen skal fungere må bygninger ha bygningsnummer fra Matrikkelen.

• For de med gratis-versjonen av integrasjonen: Via side for masseredigering av bygninger
  Bygninger som mangler bygningsnummer vil vises med en strek i kolonne for dette. Klikk på cellen i kolonne Bygningsnummer (Matrikkel):Da får du opp en modal som viser bygninger på adressen, og du kan velge og bekrefte hvilke(n) som er korrekt:
  Valgt(e) bygningsnummer vil så vises i tabellen for masseredigering, i kolonne Bygningsnummer (Matrikkel):

           BN kan også legges inn på side for redigering av bygning. 
           Du kan legge inn så mange bygningsnummer du vil →

• For de med abonnement på Næringsmappa: Via Næringsmappa > Oppsett > Fane “1. Mangler bygningsnummer”
  
  Bygninger som vises i denne tabellen har ikke bygningsnummer fra Matrikkelen. Det kan være flere grunner til dette, men den vanligste er at adresseformatet er feil. Her kan du gå gjennom rette opp dette.
  
  Når gateadresse + postnummer og -sted er lagt inn, kan du klikke på den vannrette streken i kolonne "Bygningsnummer (matrikkel). Da kommer følgende modal opp, og du kan velge og bekrefte hvilke(t) objekt som hører til på adressen, med bygningsnummer (du kan velge flere bygninger på samme bygningsnummer):
  
  
  Om adressen er korrekt satt opp iht. Matrikkelen, kan du også velge å slå opp (søke etter) bygningsnummer fra Matrikkelen, på flere bygg om gangen. Dette gjøres ved å huke av på bygget/bygningene, og klikke på Slå opp bygningsnummer-knappen over tabellen. Bygg som får bygningsnummer etter dette vil legge seg i fane “2. Alle med bygningsnummer”, hvor de vil kunne kobles mot Boligmappa (les mer i steg 3).
  
   

3) Koble bygninger til Boligmappa

Dette gjøres via Næringsmappa > Oppsett > Fane “2. Alle med bygningsnummer”. 
Når bygningsnummer er satt vil bygget være å finne under fane “2. Alle med bygningsnummer”. I praksis viser denne tabellen bygninger som er klare for å synkronisering mot Boligmappa (har bygningsnummer fra Matrikkelen), eller som allerede er synkronisert (registrert):

Du kan huke av på ett eller flere, og klikke på Koble til Næringsmappa-knappen over tabellen. Bygg som tidligere er koblet opp vil ha status “Registrert”:

Feilmelding som kan dukke opp etter sammenkobling er en oransje varseltrekant. Denne vises dersom bygningsnummeret ikke tilhører organisasjonsnummeret som er lagt inn på LAFT-området ditt. Da vil du ikke kunne koble bygget mot Boligmappa. Org.nummer administreres av LAFT, så ta kontakt med oss på support@laft.io om du trenger bistand her. 

På byggene som får registrert-status, vil dokumenter synkroniseres fortløpende, og filer vil komme inn i Boligmappa i Dokumentarkivet:

Jobbe videre med dokumenter fra Boligmappa i LAFT

Dokumenter som kommer inn fra Boligmappa vil legge seg i dokumentarkivet på bygget, hvor du, dersom du har Næringsmappa-integrasjonen, kan åpne, forhåndsvise og laste de ned om du ønsker å studere dem nærmere. For de med Gratis-versjonen vil dokumentene kun være tilgjengelig via LAFT-appen.

Men du får desidert mest utbytte av dokumentene (og dokumentarkivet generelt) om du prosesserer filene med LAFT Proff! 

Du kan for eksempel høyreklikke på Boligmappa-mappen > LAFT Proff > Dokumentinnsikt:

Dokumentinnsikt vil kjøre flere prosesser, inkludert lete etter funn i dokumentet:

• Oppsummering av dokumentet
• Lage smart dokumentnavn
• Lete etter rutiner
• Lete etter sjekklister
• Lete etter avvik
• Lete etter anbefalinger
• Lete etter kontaktinfo til leverandør

Filene vil få smartere dokumentnavn  En gjenganger er nemlig at filer har navn som ikke beskriver innholdet. Det er løst med LAFT Proff.
Opprinnelig tittel Her er det 4 filer som heter det samme, men hvor innholdet er forskjellig / vanskelig å skille fra hverandre:	Smart tittel

Om du klikker på Dokumentinnsikt får du opp en modal med antall filer du kan behandle (prosessere). I eksempelet under er 71 filer prosessert tidligere, mens 30 nye er kommet inn siden sist. Da er det kun de 30 ubehandlede filene det brukes kreditter på. Trykk på Play-knappen for å starte prosessering av disse 30 filene:

Når prosesseringen er ferdig kan du høyreklikke på en av de 30 filene som er prosessert > LAFT Proff > Dokumentinnsikt:

Da får du opp alle funn som er gjort i dokumentet:

Klikker du på avviket, kommer du til en side hvor du kan velge å opprette en arbeidsordre på dette avviket, for å sikre oppfølging av det:

Du får også oversikt over alle funn gjort i dokumenter på en egen side for dette: