Næringsmappa er rettet mot offentlig eiendom og næringseiendom og kobler bygninger i LAFT mot Boligmappa, slik at dokumenter kan samles og vises i dokumentarkivet når bygningen er riktig registrert med bygningsnummer.

Ønsker du å ta i bruk denne integrasjonen?    Det vil være et etableringsgebyr + et lite tillegg til den årlige lisensen deres. Integrasjonen kan bestilles av administrator ved å gå til Dokumentarkiv > Næringsmappa > Lisens. Der fyller man ut org.nummer, samt eventuell fakturareferanse. Org.nummer er viktig for at vi skal kunne hente bygninger og dokumenter fra Boligmappa via Matrikkelen.

Det er ulike måter å laste opp dokumentasjon i Boligmappa, og synkronisere dem i LAFT. Dette kan enten gjøres via organisasjonsnummer, bygningens matrikkelnummer, eller via prosjekter i Boligmappa. Når CS har aktivert integrasjonen kan du selv velge hvilken løsning du ønsker å benytte:

Synkronisere dokumenter via org.nummer

OBS! Dokumenter blir hentet fra Boligmappa om natten i denne løsningen, og skal legge seg i Dokumentarkivet på bygget, her:

 

Denne løsningen lar deg knytte bygninger dere har i Boligmappa mot et bygg i LAFT, slik at synkronisering av dokumenter kan begynne. Dette skal skje automatisk ved oppsett av integrasjonen, men man kan bruke denne siden til feilsøking, og til å kontrollere at dokumenter kommer inn på bygget. 

Dette gjøres i tabellen på denne siden (Administrasjon > Bygninger > Oversikt > Fane Eiendommer fra Boligmappa). Her vises eiendommer hentet fra Boligmappa. Kun eiendommer med Boligmappa-ID eksisterer i boligmappa og kan hentes dokumenter på:

Knappen "Automatisk tilknytt eiendommer..." vil finne bygninger registrert i LAFT med samme matrikkel som matriklene vist i denne listen, og koble disse sammen. Dette vil skje på "rotnivået" (matrikkelen), slik at de bygningene og eiendommene som ligger under matrikkelen også vil være koblet til dette bygget med mindre noe annet er spesifisert.

En typisk tabell kan se slik ut:

Det er 3 kolonner som er av interesse her:

• Adresse - viser adresse på bygget i Boligmappa. Når det står “Mangler adresse” er det noe feil med oppsettet i Kartverket/Eiendomsregistrert, slik at Boligmappa ikke klarer å hente riktig adresse. 
• Bygningsnr - viser bygningsnummer i Boligmappa. Hentes fra Eiendomsregisteret.
• Dokumenter - viser (evt.) antall dokumenter på adresse i Boligmappa (ikke i LAFT).

For å se om bygget i Boligmappa er tilknyttet et bygg i LAFT eller ikke, klikker du på “Endre” i kolonne Tilknyttning.
Dersom det står “Bygning i LAFT bygningen skal tilknyttes” i nedtrekksmenyen, er ikke koblingen satt opp:

I bildet over vil man ikke umiddelbart vite hvilket bygg det eventuelt er i LAFT, da det mangler adresse fra Boligmappa. Se under (Feilsøking) for hva du kan gjøre for å finne ut av dette.

Knappen "Ny" vil vise et skjema for å lage en ny bygning i LAFT basert på informasjonen fra boligmappa/infoland. Den nye bygningen blir også koblet direkte mot matrikkelen/bygningen/eiendommen.

Knappen "Tilknytt" vil knytte matrikkelen/bygningen/eiendommen mot valgt bygning i LAFT. Hvis ikke noe er valgt, vil eventuell gjeldene direkte-kobling bli nullstilt.

Om det står navn på et bygg i LAFT i nedtrekksmenyen, skal koblingen og synkroniseringen fungere:

OBS! Nedtrekksmenyene viser navn på bygget i LAFT, ikke adressen.

 

Feilsøking

Denne tabellen er super å bruke til feilsøking, dersom du opplever at leverandører har lastet opp dokumenter i Boligmappa, men at du ikke finner dem i LAFT. Da kan du følge følgende fremgangsmåte:

• Mangler adresse, men har Bygningsnr: Du kan finne riktig adresse ved å søke opp bygningsnummeret i eiendomsregisteret. Dette kan du enkelt gjøre ved å kopiere lenken under, og bytte ut “xxxxxxxx” med bygningsnummeret: 
  • https://kommunekart.com/?funksjon=visbygning&bygningsnummer=xxxxxxxx
  • I eksempelet over ville linken blitt som følger: 
    https://kommunekart.com/?funksjon=visbygning&bygningsnummer=13711550
  • Da vil du se hva adressen er, og knytte riktig bygg i LAFT til. Klikk på bygget markøren havner på, så vil du se adressen øverst til høyre:

Nå kan du knytte bygget i LAFT til Boligmappa:

Husk å klikke på Tilknytt-knappen når du vil lagre!

• Om du vet navn/adresse på bygg i LAFT, og vil sjekke om tilknytningen er riktig i Boligmappa-tabellen: 

Søk opp adresse på bygget i Eiendomsregisteret. Da vil du finne bygningsnummer, og kan søke på dette i Boligmappa-tabellen. Ofte vil en adresse bestå av flere bygg på samme eiendom. Da velger du riktig bygningsnummer i forhold til hvilket bygg du leter etter:

Bruk så søkefeltet i LAFT til å søke på bygningsnummeret:

Da kan du knytte LAFT-bygget til Boligmappa:

 

• Mangler både adresse og bygningsnr: det er noe feil med oppsettet i Kartverket/Eiendomsregistrert, slik at Boligmappa hverken klarer å hente riktig adresse eller bygningsnummer.
   

E-post-varsel på nye dokumenter fra Boligmappa!

Du kan også sette opp e-postvarsel ved nye dokumenter fra boligmappa. Det gjøres ved å legge inn ønsket e-postadresse i dette feltet:

 

 

 

Hvordan synkronisere dokumentasjon via matrikkel

For å synkronisere dokumentasjon ved bruk av matrikkelnummer er det avgjørende at det ikke er flere eiendommer med samme matrikkelnummer. Dersom dette er tilfellet anbefaler vi å heller bruke prosjektløsningen skissert nedenfor. Dersom det er flere eiendommer i Boligmappa som har samme matrikkelnummer som et bygg i LAFT blir det tilfeldig hvilken eiendom dokumentasjonen hentes fra.

For å bruke denne integrasjonen må bygningene du ønsker å synkronisere dokumenter på i LAFT ha:

• Gårdsnummer
• Festenummer
• Bruksnummer
• Kommunenummer.

På de byggene du ønsker å synkronisere dokumentasjon må du så huke av på «Hent nye dokumenter fra Boligmappa om natten». Dette gjør du inne på redigeringen av bygningen:

Når dette er gjort vil dokumentasjon som lastes opp i Boligmappa automatisk lastes inn i Dokumentarkivet på bygningen i LAFT. Dette legger seg i mappen som heter Boligmappa.

 

 

Næringsmappa

De siste årene har mange av kundene våre brukt integrasjonen med Boligmappa aktivt for å få dokumentasjon direkte over til LAFT. Vi har nå valgt å utvikle en helt ny integrasjon med Boligmappa, nemlig LAFT Næringsmappa! Hovedsakelig fordi den tidligere løsningen over tid har vist seg å ha begrensninger. Flere har opplevd utfordringer knyttet til stabilitet, brukervennlighet og feilsøking, noe som har gjort integrasjonen mer krevende å bruke i praksis. Det nye API-et er utviklet for å løse disse utfordringene, og gir også:

• Mer stabil og raskere dataoverføring
• Bedre håndtering av dokumentasjon
• Et solid grunnlag for videre prosesser i LAFT, f.eks. med LAFT Proff (finne avvik, anbefalinger, klassifisering mm.)

Som en del av denne satsningen har vi inngått et eksklusivt samarbeid med Boligmappa. 
Det betyr at LAFT nå er den eneste FDV-leverandøren som tilbyr denne integrasjonen. For våre kunder innebærer dette en unik mulighet til å samle, strukturere og utnytte dokumentasjon fra Boligmappa direkte i LAFT, på en måte som ikke er tilgjengelig i andre løsninger.

Hvordan fungerer den nye koblingen mellom LAFT og Boligmappa?

Næringsmappa baserer seg på bygningsnummer fra Matrikkelen, i stedet for Boligmappa-nummer som tidligere. Dette gir en mer presis og robust kobling mellom bygg og dokumentasjon. I praksis betyr det at så lenge bygningsnummeret er knyttet til deres organisasjonsnummer (at dere står oppført som eier av bygget), vil dere kunne motta og overføre dokumentasjon via integrasjonen. For at integrasjonen skal fungere optimalt, og for at vi skal kunne hente bygningsnummer fra matrikkelen, er det derfor viktig at adresseinformasjonen i LAFT er korrekt registrert. Som en del av oppsettet av integrasjonen vil bygningsnummer hentes basert på adresse (gateadresse, postnummer og sted). 
 

Oppsett av integrasjonen

Oppsett av integrasjonen er selvbetjent, og for å sikre sømløs bruk er det noen ting som må være på plass:

• Bygninger må ha riktig adresseformat (kan gjøres allerede nå, før lansering)
• Finne eventuelle manglende bygningsnummer 
• Koble bygninger til Boligmappa (Kommer etter lansering) 
   

Ha riktig adresseformat

Du bør påse at alle bygningene deres har korrekt adresseformat + bygningsnummer fra Matrikkelen.
I Norge følger adressering standarder fra Kartverket (Matrikkelen) og Posten Norge. Formatet er ganske strengt definert for at adresser skal fungere i registre, postlevering og offentlige systemer:

Vi anbefaler derfor at dere går gjennom og kvalitetssikrer adressefeltene på byggene i LAFT, slik at koblingen mot Næringsmappa vil fungere som forventet.

Enkleste måte å gjøre dette på per nå er via side for masseredigering av bygninger (admin-side med varsel om feil er under utvikling). I dette eksempelet er format på postnummer feil (skrevet i små bokstaver). Om du klikker på gateadressen kan du velge riktig fra Matrikkelen:

Da vil alt bli oppdatert i riktig format:

Finne manglende bygningsnummer

• Via Næringsmappa > Oppsett > Fane “1. Mangler bygningsnummer” (kommer etter lansering):
  Klikk på streken i kolonne "Bygningsnummer (matrikkel). Da kommer følgende modal opp, og du kan velge og bekrefte hvilke(t) objekt som hører til på adressen, med bygningsnummer:
  
  Om adressen er korrekt satt opp iht. Matrikkelen, kan du også velge å slå opp (søke etter) bygningsnummer fra Matrikkelen. Dette gjøres ved å huke av på bygget/bygningene, og klikke på Slå opp bygningsnummer-knappen over tabellen. Bygg som får bygningsnummer etter dette vil legge seg i fane “2. Alle med bygningsnummer”, hvor de vil kunne kobles mot Boligmappa:
  
   
• Via side for masseredigering av bygninger:
  Bygninger som mangler bygningsnummer vil vises med en strek i kolonne for dette. Klikk på cellen i kolonne Bygningsnummer (Matrikkel):Da får du opp en modal som viser bygninger på adressen, og du kan velge og bekrefte hvilke(t) som er korrekt:
  Valgt(e) bygningsnummer vil så vises i tabellen for masseredigering:

           BN kan også legges inn på side for redigering av bygning. 
           Du kan legge inn så mange bygningsnummer du vil →

Koble bygninger til Boligmappa (Kommer etter lansering) 

Dette gjøres via Næringsmappa > Oppsett > Fane “2. Alle med bygningsnummer”. 
Når bygningsnummer er satt, vil bygget være å finne under fane “2. Alle med bygningsnummer”:

Du kan huke av på ett eller flere, og klikke på Koble til Næringsmappa-knappen over tabellen. Bygg som tidligere er koblet opp vil ha status “Registrert”:

Feilmelding som kan dukke opp etter sammenkobling er en oransje varseltrekant. Denne vises dersom bygningsnummeret ikke tilhører organisasjonsnummeret som er lagt inn på LAFT-området ditt. Da vil du ikke kunne koble bygget mot Boligmappa. Org.nummer administreres av LAFT, så ta kontakt med oss på support@laft.io om du trenger bistand her. 

Jobbe videre med dokumenter fra Boligmappa i LAFT

Dokumenter som kommer inn fra Boligmappa vil legge seg i dokumentarkivet på bygget, hvor du kan åpne, forhåndsvise og laste de ned om du ønsker å studere dem nærmere.

Men du får desidert mest utbytte av dokumentene (og dokumentarkivet generelt) om du prosesserer filene med LAFT Proff! 

Du kan for eksempel høyreklikke på Boligmappa-mappen > LAFT Proff > Dokumentinnsikt:

Dokumentinnsikt vil kjøre flere prosesser, inkludert lete etter funn i dokumentet:

• Oppsummering av dokumentet
• Lage smart dokumentnavn
• Lete etter rutiner
• Lete etter sjekklister
• Lete etter avvik
• Lete etter anbefalinger
• Lete etter kontaktinfo til leverandør

Filene vil få smartere dokumentnavn  En gjenganger er nemlig at filer har navn som ikke beskriver innholdet. Det er løst med LAFT Proff.
Opprinnelig tittel Her er det 4 filer som heter det samme, men hvor innholdet er forskjellig / vanskelig å skille fra hverandre:	Smart tittel

Om du klikker på Dokumentinnsikt får du opp en modal med antall filer du kan behandle (prosessere). I eksempelet under er 70 filer prosessert tidligere, mens 30 nye er kommet inn siden sist. Da er det kun de 30 ubehandlede filene du vil bruke kreditter på.  Trykk på Play-knappen for å starte prosessering av disse 30 filene:

Når prosesseringen er ferdig kan du høyreklikke på en av de 30 filene som er prosessert > LAFT Proff > Dokumentinnsikt:

Da får du opp alle funn som er gjort i dokumentet:

Klikker du på avviket, kommer du til en side hvor du kan velge å opprette en arbeidsordre på dette avviket, for å sikre oppfølging av det:

Du får også oversikt over alle funn gjort i dokumenter på en egen side for dette: