Finn oppgaver

• Gå til Boligforvaltning → Oppgaver
• Du ser automatisk oppgaver med status Ny
• Bruk filter-ikonet for å se flere statuser:
  • Under behandling
  • Utført
  • Avvist

💡 Du kan også filtrere på:

• Frist
• Prioritet (høy, middels, lav)
• Kun uleste meldinger

Forstå oppgavekortet

På hvert oppgavekort ser du:

• Leieobjekt og bygg
• Tittel på saken
• Leietaker
• Opprettet dato og evt. frist

Ikoner viser om det finnes:

• 📷 Bilder
• 📎 Vedlegg
• ✅ Sjekkliste
• 🔴 Ny kommentar fra leietaker

Nederst i høyre hjørne er det en rød trakt. Når man trykker inn på denne får man mulighet til å filtrere for å se de oppgavene man ønsker. 

Du har også muligheten til å huke av på “kun uleste meldinger”. Da vil du få opp oppgavene som har uleste meldinger (kommentarer) skrevet av leietaker. 

• Alle oppgaver - Filtrer etter når oppgavene har frist
• Alle statuser - Filtrer etter status på oppgaven (ny, tildelt, under behandling og utført) 
• Alle prioriteter - Filtrer etter høy, middels og lav 

Behandle en oppgave

1. Trykk på oppgavekortet
    
2. Gjør nødvendige valg:
   • Tildel ansvarlig
   • Sett prioritet
   • Legg til kommentar (synlig for leietaker)
      
3. Endre status:
   • Under behandling
   • Utført

Du kan også:

• Sette frist
• Velge tiltakstype

💡 Kontaktinfo finner du ved å trykke på:

• Utstedt av
• Utførere

Hvor havner oppgavene på web?

Frem til egen innboks er på plass:

• Gå til Drift og vedlikehold → Innboks → Utleie
• Her ligger:
  • Saker fra leietakere
  • Bestillinger til drift
• Hvordan jobbe i innboksen kan du lese mer om HER. 

Når oppgaven får en ansvarlig:

• Forsvinner den fra innboksen
• Dukker opp i arbeidsordreoversikten
• Les om arbeidsordreoversikten  HER. 

Hjelpeartikkel på hvordan behandle en oppgave på web kan du se HER, og hvordan behandle i app kan du se HER. 

Opprette kunngjøring

1. Gå til Kunngjøringer i menyen
2. Velg type øverst:
   • 🔵 Info
   • 🟡 Advarsel
   • 🟢 Nyhet
   • 🔴 Kritisk
3. Legg inn:
   • Overskrift
   • Meldingstekst

Velge mottakere

• Velg bygg og/eller leieobjekter
• Alle tilknyttede leieforhold velges automatisk
• Du kan fjerne enkeltmottakere ved behov

Denne strukturen gjør det enklere å:

• Skumme innholdet
• Finne riktig handling raskt
• Bruke artikkelen som oppslagsverk

Du har mulighet til å sende kunngjøringen umiddelbart, eller sette en dato og klokkeslett fem i tid. Deretter kan du sette utløpsdato på kunngjøringen, eller velge at du manuelt arkiverer den når du ønsker. 

Tilslutt sender du kunngjøringen ved å trykke på den blå pilen øverst i høyre hjørne. 

Oppfølging av kunngjøringene 

Inne i fanen “Kunngjøringer” vil du få en oversikt over alle dine aktive og kommende kunngjøringer.

Ved å trykke på de ulike kunngjøringene øverst filtrer du, slik at du bare kan se hva du har aktivt som eksempelvis er kritisk og nyhet.

Ved å trykke på en kunngjøring vil du kunne se informasjon om kunngjøringen. 

Den grønne prikken indikerer når den er sendt ut, eventuelt når den skal sendes ut. Den røde prikken indikerer når kunngjøringen er ferdig, hvis du har satt en sluttdato. 

Øverst i hjørnet har du også muligheten til å arkivere kunngjøringen. Alle arkiverte og utgåtte kunngjøringer vil du finne igjen her.

Videre nedover kan du se hvilke av leietakerne som har lest, når de har lest, og hvem som ikke har lest oppgaven. Den vil bli registrert som lest når leietaker trykker for å åpne kunngjøringen i appen sin (Leietakerportalen). Du vil ha muligheten til å purre på leietakere som ikke har lest kunngjøringen. Da vil de få tilsendt en mail. 

Inne i modulen «Boligforvaltning» finner du fanen «Leieobjekter» nederst. Her får du en oversikt over alle leieobjektene som din bruker har tilgang til.

Nederst på siden finnes et filterikon (trakt). Her kan du filtrere listen for å se spesifikke leieobjekter, eller bruke søkefeltet for raskt å finne objektet du leter etter.

Når du klikker på et leieobjekt vil du også se det om det er aktive leieforhold på objektet. Her kan du: 

• sende inn bestilling
• gjennomføre befaring/tilstandsvurdering av leieobjektet.
• gjøre inn- og utsjekk av leieforholdet 

Under Bestillinger kan du opprette en oppgave ved å skrive en beskrivelse, legge til bilder eller vedlegg, samt sette frist og ansvarlig utfører. Hvis du ikke velger en utfører, vil oppgaven automatisk havne i Innboksen hos Drift og vedlikehold under fanen Utleie. Bestillingen vil også være tilgjengelig på web, under Leieobjekt → Bestillinger.

Når det gjelder befaring og inn- og utsjekk, må det være registrert en sjekkliste for at den skal vises her. Dette settes opp i Utleiemodulen på web under Innstillinger → Skjemaer. Her kan du velge hvilken sjekkliste som skal brukes for både inn- og utsjekk.

Ved å trykke på en av sjekklistene får du opp en oversikt over alle mellomlagrede og innleverte sjekklister for dette leieobjektet. Nederst på siden finner du et plussikon (+). Ved å trykke på dette kan du utføre en ny sjekkliste. Du fyller ut, og svarer på sjekklisten som vanlig ved å huke av eller legge inn svar.

I en innlevert sjekkliste kan du også opprette oppgaver fra TG-spørsmålene, med å trykke opprett oppgaver nederst. Her vil det være en hyperlenke til oppgaven, slik at du kan behandle den hvis du ønsker, hvis ikke havner den in innboksen til drift. Hvis TG-svaret senere blir revidert i den opprettede arbeidsordren, kan du nederst i sjekklisten bytte mellom å se de opprinnelige (innleverte) svarene og de reviderte svarene.

Du kan trykke øverst i hjørnet på «Innlevert». Da får du opp en liste over alle spørsmålene i sjekklisten. Hvis sjekklisten er lang, kan du bruke denne listen til å navigere i sjekklisten. Når du trykker på et spørsmål, blir du ført direkte til det aktuelle spørsmålet.

Leietakerportalen er laget som en enkel og brukervennlig løsning for leietakere som har et leieforhold i utleiemodulen (rolle “Leietaker” i LAFT). Der kan leietaker:

• melde inn feil og mangler
• motta kunngjøringer og meldinger fra utleier
• se informasjon om leiekontrakten sin

Denne portalen er ment for grunnleggende kommunikasjon og innsyn, og passer godt når leietaker kun trenger tilgang til de mest relevante funksjonene.

MittBygg er derimot en mer utvidet løsning med flere funksjoner. Dersom en leietaker (bruker av et bygg) for eksempel skal:

• tildeles rutiner
• fylle ut sjekklister
• følge opp flere oppgaver eller arbeidsprosesser

.. bør vedkommende opprettes med en brukerrolle og benytte MittBygg i stedet for/i tillegg til leietakerportalen.
Dersom en leietaker både trenger tilgang til leietakerportalen og MittBygg, må de ha to brukere; en for leieforholdet i utleiemodulen, og en for Bruker-rollen i MittBygg.

Kort oppsummert:
Leietakerportalen = enkel tilgang for leietakere til meldinger, feilrapportering og kontraktsinnsyn
MittBygg = utvidet arbeidsflate for brukere som trenger flere operative funksjoner, som rutiner og sjekklister

Les mer om MittBygg her.