Opprette kontraktsmaler (inkl. elektronisk signering)
Denne veiledningen viser hvordan du kan opprette kontraktsmaler i LAFT.
Innhold
OBS! Denne "gamle" løsningen for leiekontrakter skal fases ut på et tidspunkt, og vil erstattes av Dokumentmaler. Der kan du også opprette kontraktsmaler, og signere dem elektronisk. Løsningen er også bedre, da en er mer fleksibel og støtter fler variabler om leieobjektet/leieforholdet.
| Finner du ikke alle variablene du trenger til kontraktsmalen? Det er også mulig å bruke nyere løsning for dokumentmaler som kontraktsmaler. Der er det mange fler variabler tilgjengelig. Se veiledning her. |
|
Elektronisk signering av leiekontrakter Ønsker du å ha mulighet til å signere innleverte leiekontrakter elektronisk? Vi har en integrasjon mot Assently, som lar deg signere enten med signatur eller BankID. Ta kontakt med support@laft.io for mer info.
Psst! Du kan også signere sjekklister og brevmaler/dokumentmaler som du har denne integrasjonen. |
Opprette kontraktsmal
Gå til utleiemodulen. I sidemenyen til venstre klikker du på Diverse > Kontraktsmaler:
Her finner du oversikten over kontraktsmalene som er laget på deres område. Klikk på “Ny Mal” øverst i høyre hjørne.
Lag et navn på den nye kontraktsmalen og klikk “Opprett kontraktsmal”. Når du har gjort endringer i malen må du huske å alltid klikke “Oppdater kontraktsmal”. Når du har gjort dette kan du klikke på “Forhåndsvisning av mal” for å se hvordan det vil se ut med endringene du har gjort. Vi anbefaler dere å benytte dere av V2-malen, som er den nyeste i design.
Øverst under “Alle avsnitt” vil du se avsnittene du selv har laget. Under ser du feltene som allerede automatisk blir lagt inn i alle kontrakter. Standardavsnittene kan ikke tilpasses, da denne informasjonen trekkes ut fra det aktuelle leieobjektet/leieforholdet.
Lag ditt avsnitt. Legg inn tittel på avsnittet, og fyll ut teksten som skal stå i avsnittet. Deretter klikk “Opprett avsnitt”.
Klikk på informasjonstegnet (markert med grønt under), for å se hvordan du kan hente informasjon fra leieforholdet og legge det til i avsnittet. Disse feltene kan automatisk bli flettes inn i teksten når kontrakten opprettes på leieforholdet:
Avsnittet du har laget legger seg øverst på siden, men du kan enkelt endre rekkefølge ved å dra på dette symbolet:
Alle avsnitt du lager vil i selve kontrakten legge seg under standardavsnittene, men over underskriftsfeltene.
Elektronisk signering av kontrakter
I utleiemodulen, gå til “Leieforhold”. Finn leieforholdet du ønsker å opprette kontrakt på, og klikk på navnet på leieobjektet. Gå til fane for aktive og planlagte leieforhold > E- signering (standard kontraktsmal):
Velg ønsket kontraktsmal, og klikk “Legg til”:
Da kommer du til en side hvor du kan endre navnet på leiekontrakten om ønskelig, og legge til eventuelle brukere som skal ha varsel når den blir signert. I tillegg legger du inn en frist for signering. Du kan også legge til flere signeringsparter nederst på siden:
I menyen oppe til høyre kan du se en forhåndsvisning av kontrakten, eller velge å sende den til signering:
Nederst på siden kan du så enten velge å signere nå, eller å sende til signering:
-
Velger du “Send til signering” blir kontrakten sendt til begge parter på e-post.
- Er du usikker på om leietaker er registrert med e-post? Gå frem slik: Leietakere > Klikk på de tre strekene til høyre for leietaker > Rediger > Her vil du se leietakers e-post.
- Velger du “Signer nå” kan du signere med en gang sammen med leietaker.
Velg den som skal signere, og klikk på “Klikk her for å signere dokument”. Da får du opp leiekontrakten og kan lese gjennom før du signerer. Selve signeringen gjøres enten med signatur eller med BankID. Ved signatur bruker man fingeren på nettbrettet/telefonen, eller med musepekeren/styreflate på PC. Med BankID følger man instruksjonene fra BankID.
Trykk på “Signer nå”. Er du på en PC vil du få opp melding om at berøringsskjerm kreves. Du kan velge å sende lenke til leietaker på e-post, eller klikke på “signere på denne datamaskinen”.
Du kan alltid følge med på status for signering ved å gå til siden for e-signering igjen. Der vil det stå om partene har signert eller ikke. Du kan i tillegg sende påminnelser, eller tilbakekalle kontrakten.
Når begge parter har signert legges det til en side med begge signaturer. Scroll helt ned på siden for å laste ned dokumentet. Dette kan også gjøres i utleiemodulen senere. Leiekontrakten lagres i tillegg i loggen på leieforholdet, samt å legge seg i leieforholdets dokumentarkiv. Du får også beskjed på e-post om at kontrakten er signert.
Verge signere på vegne av leietaker
Dersom en verge (kontaktperson) skal signere på vegne av leietaker gjør du følgene:
Først må verge (kontaktperson) være lagt til på leietaker. Det gjør du ved å finne leietaker i oversikten på side Leietakere > Klikk på de tre strekene til høyre > Rediger. Da vil du se en egen fane øverst på siden: “Administrer kontaktpersoner for leietakeren". Her kan du velge blant eksisterende kontaktpersoner, eller opprette en ny. du kan i tillegg velge at verge skal signere på vegne av leietaker. Gjør du det, vil verge automatisk bli lagt til som signeringspart:
Oversikt over signeringssaker
Du kan finne tilbake til signeringssaker på flere steder:
-
Via side for Kontrakter - e-signering:
Da kommer du til en tabell hvor du ser status på sakene, og kan klikke på navnet for å gå rett til signeringssaken.
-
Via Innsiktsmodulen:
Du vil finne alle signeringssaker, uavhengig av status, i Innsiktsmodulen > E-signering:
Her vil man få opp alle signeringssaker, enten om det er for sjekklister, leiekontrakter eller dokumentmaler (filtrering kommer!).
Du kan klikke på saken i tabellen for å gå til signeringssaken.
Ved å klikke på Valg i høyre hjørne, kan kan fortsette signering, eller slette saken.
- Via side for Dokumentmaler:
Leter du etter en signeringssak på et spesifikt leieforhold kan du også gå hit. Ved å klikke på de tre strekene > Signeringssaker vil du se tilhørende saker på leieforholdet.