Se egen veiledning om hvordan man fyller ut sjekklister her. 
Ønsker du å se en video om hvordan avvikshåndtering kan gjøres, finner du det i videobiblioteket vårt, her.

Når du har levert en sjekkliste som inneholder et eller flere avvik, er det lurt å ta dette videre med en gang. Da kan du velge å manuelt opprette en arbeidsordre fra sjekklisten. Slik går du frem:

• Lever sjekklisten på vanlig måte.
• Dersom du leverer en sjekkliste via en arbeidsordre/rutine, vil du i det du leverer sjekklisten sendes tilbake til siden for å behandle arbeidsordren/rutinen. Det er lurt å opprette arbeidsordrene (avvikene) i sjekklisten først, før du senere behandler oppgaven som sjekklisten er tilknyttet ferdig og setter den til status Utført. 
  Scroll deg ned til der du får oversikt over sjekklisten(e) i saken, og klikk på øyeikonet for å åpne sjekklisten igjen:

Klikk på Ny arbeidsordre-knappen på spørsmålet du ønsker å gjøre dette på:

Da vil det bli synlig at det er opprettet en arbeidsordre med en gang, og du kan klikke på den for å gå til behandling:

Ved behandling av arbeidsordren vil det se slik ut: 

Under “Meldt inn via” står det sjekkliste. Denne knappen er klikkbar, slik at du kommer direkte inn i sjekklisten som arbeidsoppgaven er hentet fra.

Du vil finne alle arbeidsordene (avvikene) som er laget på spørsmålet flere steder. Dette avhenger av hvilken rolle du har:

• I selve sjekklisten, enten ved å klikke på “X arbeidsordre"-knappen, eller på logg-ikonet:

← Id-nummeret er klikkbart her, og vil ta deg rett til arbeidsordren.

• I Innboksen i LAFT (inne i DV-modulen, i fanen “Andre” saker. På den måten kan du (eller andre) følge opp sakene fortløpende.

Om sjekklisten er levert via en rutine, må du huske å endre status på arbeidsordren/rutinen som du åpnet sjekklisten fra, til “Utført” når du er ferdig å behandle den (dersom du ikke valgte å ferdigstille rutinen ved innlevering av sjekklisten).

Behandle og finne frem til arbeidsordra fra sjekklister senere:
Alle ubehandlede saker i LAFT (der det mangler frist og/eller utfører) finner du alltid i Innboksen i DV-modulen. Sakene som kommer inn fra sjekklister finner du i “Andre”-fanen, og behandles på samme måte som alle andre saker; de må tildeles rett utfører, settes frist på osv. Det er i tillegg lurt å sette en tiltakstype som dere har definert som avvik. Se egen veiledning om "flagging” av tiltakstyper, slik at de representerer et avvik. 

Når dere har satt tiltakstype på arbeidsordren og lagret, vil saken(e) som dere definerer som avvik visualiseres på oversiktssiden i DV-modulen:

Og i Innsiktsmodulen (med riktig rolle): 

Arbeidsordre som har blitt opprettet automatisk fra sjekklister (les mer om dette i neste avsnitt) har også en egen metrikk:

Vær obs på at tabellen du kommer til når du klikker på disse vil vise alle saker med tiltakstype som representerer avvik. Dette fordi vi ikke har på plass egen filtrering på disse arbeidsordrene enda (dette vil selvsagt komme fortløpende). Men dette kan du løse ved å i tillegg skrive "Avvik på sjekkliste" i søkefeltet, da alle disse sakene vil få dette som en del av oppgaveteksten sin: 

I denne delen av veiledningen forklarer vi hvordan opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister kan skje automatisk. Se egen veiledning om hvordan man fyller ut sjekklister her. Ønsker du å se en video om hvordan avvikshåndtering kan gjøres, finner du det i videobiblioteket vårt, her. 

For at det automatisk skal bli opprettet en arbeidsordre fra en sjekkliste når det registreres et (eller flere) avvik, må sjekklistemalen tilpasses først. 
Slik går du frem (tilgjengelig for rollene admin, boligforvalter, næringsforvalter og forvalter): 
I sjekklistemodulen > Sjekklistemaler > Administrer sjekklister 

Finn i oversikten (eller opprett) sjekklistemalen du ønsker å tilpasse. Vil du tilpasse en eksisterende sjekklistemal klikker du på navnet på den for å starte redigeringsmodus.

Finn/legg til spørsmål, og legg til svaralternativ Tilstandsgrad eller Tilstandsgrad fra IK-Bygg:

• Da vil du se at du kan velge tiltakstyper. Disse må du på forhånd ha gjort slik at de representerer et avvik (les mer om tiltakstyper her). Velger du "Ingen" her, vil det ikke bli opprettet noen arbeidsordre automatisk senere. Det vil fortsatt være mulig å opprette AO manuelt:

• Klikk Lagre nederst på siden når du er ferdig
• Ved utfylling vil det da komme opp følgende tekst på spørsmål med TG som svaralternativ: "Generer arbeidsordre ved avvik":

Når sjekklisten blir levert, vil det automatisk opprettes arbeidsordre på spørsmål med TG2 og/eller TG3, både på egendefinerte spørsmål og på spørsmål fra IK-Bygg. Du vil kunne finne alle arbeidsordene (avvikene) som er laget på spørsmålet flere steder. Dette avhenger av hvilken rolle du har:

• I selve sjekklisten, enten ved å klikke på “X arbeidsordre"-knappen, eller på logg-ikonet:

← Id-nummeret er klikkbart her, og vil ta deg rett til arbeidsordren.

• I Innboksen i LAFT (inne i DV-modulen, i fanen “Andre” saker. På den måten kan du (eller andre) følge opp sakene fortløpende.

Når det er satt frist og/eller utfører vil arbeidsordrene forsvinne fra Innboksen. Men du vil enkelt kunne finne dem igjen i arbeidsordreoversikten, ved å søke på teksten "Avvik på sjekkliste":

 Du kan også filtrere på tiltakstyper i Avansert søk, dersom du har flere ulike tiltakstyper som representerer avvik.    

Behandle og finne frem til arbeidsordra fra sjekklister senere:
Alle ubehandlede saker i LAFT (der det mangler frist og/eller utfører) finner du alltid i Innboksen i DV-modulen. Sakene som kommer inn fra sjekklister finner du i “Andre”-fanen, og behandles på samme måte som alle andre saker; de må tildeles rett utfører, settes frist på osv. Det er i tillegg lurt å sette en tiltakstype som dere har definert som avvik. Se egen veiledning om "flagging” av tiltakstyper, slik at de representerer et avvik. 

Når dere har satt tiltakstype på arbeidsordren og lagret, vil saken(e) som dere definerer som avvik visualiseres på oversiktssiden i DV-modulen:

Og i Innsiktsmodulen (med riktig rolle): 

Arbeidsordre som har blitt opprettet automatisk fra sjekklister har også en egen metrikk:

Vær obs på at tabellen du kommer til når du klikker på disse vil vise alle saker med tiltakstype som representerer avvik. Dette fordi vi ikke har på plass egen filtrering på disse arbeidsordrene enda (dette vil selvsagt komme fortløpende). Men dette kan du løse ved å i tillegg skrive "Avvik på sjekkliste" i søkefeltet, da alle disse sakene vil få dette som en del av oppgaveteksten sin: 

Dersom en arbeidsordre er opprettet fra en sjekkliste, og svaralternativ på spørsmålet er tilstandsgrad, er det mulig å revidere tilstandsgraden på spørsmålet i arbeidsordren. Dette er mulig på både IK-Bygg-spørsmål og egendefinerte spørsmål. Endringer som gjøres på tilstandsgraden i arbeidsordren vil bli loggført og synlig for neste person som skal fylle ut sjekklisten. Slik fungerer det:

• Arbeidsordre opprettes først fra sjekklisten, enten manuelt eller automatisk (se egne avsnitt for dette over).
• TG satt på spørsmålet, og all annen info om spørsmålet som oppgavetekst + eventuelle kommentarer, følger med i arbeidsordren.

Dersom arbeidsordren er opprettet fra en sjekkliste er det synlig på flere måter. Du ser det både ved at det står “Opprettet fra sjekkliste” over informasjon om arbeidsordren. 
Det er også synlig ved at det står “Sjekkliste” (med link til innleveringen) i Meldt inn via-feltet, under Informasjon om arbeidsordre. 

Selve arbeidsordren behandles på samme måte som andre oppgaver i LAFT, ved å endre status, legge til kommentarer, laste opp bilder etc. 

Men dersom spørsmålet som arbeidsordren stammer fra har tilstandsgrad som svaralternativ i sjekklisten, vil du i tillegg ha mulighet til å revidere feltene for tilstandsgrad, samt kommentar og kostnad - direkte i arbeidsordren. 
Endrer du noe her vil det bli synlig i loggen på sjekklisten, både i den innleverte versjonen, og som en del av loggen neste gang sjekklisten skal fylles ut:

I den innleverte versjonen:

Ved å klikke på pil-ikonet øverst til høyre kan du åpne selve loggen, og filtrere på “Oppdatert i arbeidsodre”. Da vil du få opp alle gangene tilstandsgraden på dette spørsmålet er revidert via en arbeidsordre. 

Neste gang sjekklisten skal fylles ut:

Siste satte TG (som i dette tilfellet er TG-1 og er satt via en arbeidsordre) ligger klar til utfylling, men kan endres ved behov. Huk av på Sjekk tilstand om du ønsker å videreføre gjeldende tilstandsgrad. 
Her vil man også kunne klikke på pil-ikonet øverst til høyre under “Siste oppdarering”-kortet for å åpne selve loggen, og filtrere på “Oppdatert i arbeidsordre”. Da vil man få opp alle gangene tilstandsgraden på dette spørsmålet er revidert via en arbeidsordre. 

Dersom innstillingen “Kan opprettes tiltak” er skrudd på i sjekklistemalen, vil man ha mulighet til å opprette tiltaksplaner rett fra spørsmålet i sjekklisten etter den er levert. Dette er supert å gjøre på spørsmål som bør inkluderes i en mer langsiktig vedlikeholdsplan, hvor man kan sette budsjett o.l. 
I såfall vil følgende knapp vises nederst til høyre på spørsmålet etter innlevering av sjekklisten:

Klikker du her, vil du kunne gå rett til behandling av tiltaket (om du har en rolle som tillater dette):
Les mer om tiltaksplaner her.