Oppgavetyper og avvik i LAFT
I denne veiledningen forklarer vi forskjellen på rutiner, arbeidsordre, tiltakstyper og tiltaksplaner, og hvor avvik oppstår i LAFT.
Innhold
Les alt om avvikshåndtering her. |
Rutine eller arbeidsordre?
Det finnes to ulike oppgavetyper i LAFT – rutine og arbeidsordre. Den enkleste måten å skille dem er å spørre om oppgaven skal gjentas.
- En rutine gjentas etter et mønster og må ha en frekvens, for eksempel hver måned eller hver sjette måned.
- Eksempel: kontroller brannalarmanlegget hver sjette måned.
- En arbeidsordre skal utføres én gang. Den har én frist og gjentas ikke.
- Eksempel: fikse ødelagt lampe i oppgang A.
Utover dette har de de samme feltene ved opprettelse, og de behandles på helt samme måte. Den eneste andre forskjellen er hvor i systemet du oppretter dem:
- Rutiner opprettes i Rutiner-delen av DV-modulen, eller i en av samsvarsbøkene (brann, EL og HMS).
- Arbeidsordre kan opprettes helt manuelt, fra spørsmål i sjekklister, eller fra tiltaksplaner.
Hvor kan avvik opprettes?
Hva er egentlig et avvik?
Avvik er ikke en egen oppgavetype. Det finnes flere måter et avvik blir markert i LAFT.
Alle avvik er arbeidsordre, men ikke alle arbeidsordre er avvik. En arbeidsordre er et avvik dersom det er satt på en tiltakstype som utgjør et avvik. Dette kan skje på flere måter:
- Fra en sjekkliste: når et spørsmål besvares med tilstandsgrad TG2 eller TG3, er det et avvik. Da kan det opprettes en arbeidsordre eller en tiltaksplan, enten manuelt etter innlevering, eller automatisk i det sjekklisten blir levert. Denne arbeidsordren får en tiltakstype som utgjør et avvik satt på seg.
- Manuelt: du kan sette en tiltakstype som dere har definert som avvik på en arbeidsordre eller rutine. Da regnes den som et avvik i oversikter og rapporter.
- Via prosesseringen “Dokumentinnsikt” med LAFT Proff - funn av avvik i dokumenter.
Samme objekt — én arbeidsordre — oppfører seg ulikt avhengig av hvor den kom fra.
- Fra sjekkliste får arbeidsordren eget felt for TG, tilbakeskriving til internkontrollen og sjekklisten, samt teksten «Avvik på sjekkliste» som del av oppgaveteksten.
- Fra Oppgaver-menyen: ved opprettelse av manuell arbeidsordre får man kun mulighet til å sette tiltakstype som utgjør et avvik.
- For avvik oppdaget via LAFT Proff får arbeidsorden tiltakstype Avvik automatisk, samt sporbarhet til dokumentet.
Tiltaksplaner har ikke tiltakstype — de har tilstandsgrad. Det betyr at LAFT har to separate måter å markere et avvik:
- På en arbeidsordre: tiltakstype som dere har definert som avvik
- På en tiltaksplan: TG2 eller TG3 fra en sjekkliste eller IK-bygg
Sjekklisten ligger på oppgaven
En sjekkliste er ikke en egen oppgavetype. Den legges ved en rutine eller en arbeidsordre, og fylles ut når oppgaven utføres.
Vi anbefaler å knytte sjekklister til rutiner. Da samler du flere kontrollpunkter i én gjentakende oppgave, i stedet for å opprette mange enkeltoppgaver.
Arbeidsordre eller tiltaksplan?
Begge kan opprettes fra et spørsmål i en sjekkliste. Valget handler om tidshorisont.
- Velg arbeidsordre når avviket bør lukkes relativt raskt.
- Velg tiltaksplan når arbeidet hører inn i en mer langsiktig vedlikeholdsplan. Da kan du sette budsjett og fordele kostnaden over en årrekke. Du kan opprette tilhørende arbeidsordre inne i tiltaksplanen. Les mer her.
Tilstandsgrad følger kilden
Dette er det punktet som oftest skaper forvirring, så det er verdt å lese nøye.
Når en arbeidsordre opprettes fra et sjekklistespørsmål med tilstandsgrad, følger TG med inn i arbeidsordren sammen med de andre svaralternativene for spørsmålet, f.eks. kommentar og kostnad. Du kan revidere tilstandsgraden direkte i arbeidsordren. Endringen blir loggført, og ligger synlig neste gang sjekklisten skal fylles ut.
Oppretter du en helt ny arbeidsordre fra Oppgaver i hovedmenyen, finnes ikke feltet for tilstandsgrad. Da kan oppgaven bare ha tiltakstype.
Kort sagt: hvor oppgaven kommer fra bestemmer hva den kan gjøre.
Tiltakstype må dere definere selv
Tiltakstype er en slags kategori du setter på en oppgave, for eksempel Drift eller Avvik. Som ny kunde har dere noen standardtyper tilgjengelig, og dere kan opprette egne.
Dere bestemmer selv hvilke tiltakstyper som skal representere et avvik. Det gjør dere i innstillingene for drift og vedlikehold. Uten dette valget vil ikke avvikene deres vises riktig på oversiktssiden eller i Innsikt.