Brukere med rollen Administrator, Forvalter, Boligforvalter eller Næringsforvalter har mulighet til å opprette sjekklistemaler. Sjekklister kan brukes flere steder i LAFT, men du oppretter dem på samme måte og velger hvor du vil ha dem tilgjengelig for utfyllelse. Vi viser også hvordan du enkelt kan knytte en sjekklistemal til en rutine.

Hvordan opprette en sjekklistemal

1. Klikk deg inn på Sjekklistemaler > Administrer.
2. Klikk på Ny sjekklistemal-knappen øverst i høyre hjørne.

3. Gi et navn til sjekklisten, samt hvilken modul den skal brukes i (må være Drift og vedlikehold om det skal settes opp frist og intervall på den, altså en rutine).

Her kan også du også velge om en kopi av den innleverte sjekklisten skal legge seg i dokumentarkivet (til objektet sjekklisten er levert på) ved innlevering.
Du velger isåfall hvilken overordnet mappe den utfylte sjekklisten skal havne i, og gir undermappen for sjekklistemaler ønsket navn:

4. Klikk på “Legg til nytt spørsmål”. Da åpnes et felt hvor du kan tilpasse spørsmålet og svaralternativene slik du vil. Her kan du skrive spørsmålet i fritekst, og velge ulike svaralternativer ved å klikke på “Legg til svar”:

Forklaring av de ulike svaralternativene

• Nedtrekksmeny: her legger du en beskrivelse av svaret (flere alternativer skilles med semikolon), og legger til svaralternativer. Du kan også velge å huke av på om brukeren skal kunne velge flere alternativer, og om spørsmålet skal være obligatorisk eller ikke.
• Radioknapper: her legger du en beskrivelse av svaret (flere alternativer skilles med semikolon), og legger til svaralternativer. Du kan også velge å huke av på om spørsmålet skal være obligatorisk eller ikke.
• Tekstlinje: lar bruker skrive en linje i fritekst.
• Tekstavsnitt: lar bruker skrive et avsnitt i fritekst.
• Tilstandsgrad: lar bruker sette tilstandsgrad (TG) – IU (Ikke undersøkt), 0, 1, 2 eller 3
  • Dette svaralternativet må benyttes dersom dere ønsker mulighet for automatisk opprettelse av arbeidsordre ved avvik (når sjekklisten blir levert med TG2 eller TG3), samt muligheten for å opprette tiltaksplaner rett fra spørsmålet i sjekklisten. 
    • Les mer om opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister her. Dersom du ønsker denne automatikken må du velge hvilken tiltakstype som skal settes på arbeidsordren(e) som opprettes når sjekklisten blir levert (les mer om tiltakstyper her).
    • Du kan også velge bygningsdel, for å knytte spørsmålet til en bygningsdel i NS3451 (bygningsdelstabellen). Dette gjøres for å på sikt kunne lage en tilstandsanalyse. Bygningsdel vil også følge med over i en eventuell tiltaksplan, dersom det opprettes en tiltaksplan fra spørsmålet i sjekklisten senere.
      Les mer om tilstandsanalyse her og Tiltaksplaner her.

Vil se slik ut ved utfyllelse: Om du ønsker å se logg for hvordan spørsmålet har blitt besvart tidligere kan du klikke på pil-ikonet øverst til høyre→    

Etter innlevering vil man kunne opprette tiltaksplan direkte fra sjekklisten. 
Om du ønsker å se logg for hvordan spørsmålet har blitt besvart tidligere kan du klikke på pil-ikonet øverst til høyre:

• Tilstandsgrad fra IK-Bygg: lar bruker sette tilstandsgrad på valgt spørsmål fra IK-Bygg – IU (Ikke undersøkt), 0, 1, 2 eller 3. Forskjellen på denne og vanlig tilstandsgrad (ovenfor) er at man her velger hvilken brukerrolle svaret skal registreres på (forvalter, eier, bruker eller utfører), samt at man i tillegg knytter spørsmålet til et internkontrollspørsmål. Når sjekklisten leveres vil IK-Bygg også bli oppdatert.
  • Dette svaralternativet må benyttes dersom dere ønsker mulighet for automatisk opprettelse av arbeidsordre ved avvik (når sjekklisten blir levert med TG2 eller TG3), samt muligheten for å opprette tiltaksplaner rett fra spørsmålet i sjekklisten. 
    • Les mer om opprettelse av arbeidsordre fra sjekklister her. Dersom du ønsker denne automatikken må du velge hvilken tiltakstype som skal settes på arbeidsordren(e) som opprettes når sjekklisten blir levert (les mer om tiltakstyper her).
    • Du kan også velge bygningsdel, for å knytte spørsmålet til en bygsningsdel i NS 3451 (bygningsdelstabellen). Dette gjøres for å på sikt kunne lage en tilstansanalyse. Bygningsdel vil også følge med over i en eventuell tiltaksplan, dersom det opprettes en tiltaksplan fra spørsmålet i sjekklisten senere.
      Les mer om tilstandsanalyse her og Tiltaksplaner her.

Vil se slik ut ved utfyllelse: Om du ønsker å se logg for hvordan spørsmålet har blitt besvart tidligere kan du klikke på pil-ikonet øverst til høyre→

Etter innlevering vil man kunne opprette tiltaksplan direkte fra sjekklisten. Om du ønsker å se logg for hvordan spørsmålet har blitt besvart tidligere kan du klikke på pil-ikonet øverst til høyre→

• Tall: lar bruker svare ved å sette inn et tall.
• Dato: lar bruker svare ved å sette en dato i kalenderen.
• Vedlegg: lar bruker laste opp vedlegg. Her får man opp en nedtrekksmeny som viser en oversikt over mappene i dokumentarkivet, slik at vedlegget kan lastes opp dit.

Underspørsmål

Det er mulig å legge til underspørsmål, og det gjøres ved å klikke på “Legg til nytt underspørsmål”. Svaralternativer legges til på samme måte som på overordnede spørsmål. Vi anbefaler å ha maks ett nivå av underspørsmål, da det vil være vanskelig å fremstille svar på mange underspørsmål i excel-rapporten man kan hente ut på en sjekklistemal (se avsnitt om excel-rapport lenger ned). 

Lagre og forhåndsvis

Du bør klikke på Lagre-knappen på hvert spørsmål, for å unngå å miste arbeidet du har gjort. 
For å se hvordan resultatet vil se ut kan du bruke “Forhåndsvis”-knappen nederst eller øverst på siden. Du kan også enkelt endre rekkefølgen på spørsmålene ved å klikke og dra på pil-symbolet til venstre for spørsmålet.

Husk å klikke på Lagre-knappen når du er ferdig. Du kan da finne sjekklisten under Sjekklistemaler > Administrer sjekklister i menyen til venstre.

For å deaktivere spørsmål: huk av på “Deaktiver spørsmål” i malen, og klikk Lagre. Da vil spørsmålet bli grått. For å aktivere igjen huker du bort avhukingsboksen igjen, og klikker Lagre.

Hent ut en excel-rapport på en sjekklistemal

Dette gjøres under Sjekklistemaler > Administrer. Klikk på de tre strekene på linjen til malen > Lag Excel-rapport:
Les mer om rapportering i LAFT her (eget avsnitt som Sjekklister).

Opprette rutine med en sjekklistemal

Når en sjekklistemal er opprettet, kan du opprette en rutine med den for å sette på frist, intervall, samt tildele til riktig person(er) - direkte fra sjekklistemodulen! Du kan selvsagt også gjøre det ved å opprette rutiner i DV-modulen: Les hvordan her. 

Opprettelse av rutiner fra en sjekklistemal gjøres fra oversiktssiden over sjekklistemaler, eller inne i redigeringsmodus på en sjekklistemal. Admin og forvalter har denne tilgangen.
Obs! Sjekklistemalen må være tilgjengelig i modul “Drift og vedlikehold” for å ha denne muligheten:

Når du klikker på “Opprett rutine” får du opp en modal hvor du må velge objekttype rutinen skal opprettes for (eiendom, bygning..), samt hvilken av kategoriene deres rutinen skal legge seg i (i Brannbok eller Rutiner). Merk at sjekklister som inneholder IK-Bygg-spørsmål kun kan leveres på objekttype “Bygning”!:

Når du så går til behandling av rutinen vil det komme tydelig frem at den er opprettet via Sjekklistemal-funksjonen:

Hvordan deaktivere/slette en sjekklistemal

Merk at det kun er mulig å deaktivere sjekklister som har blitt levert, ikke slette fullstendig. Dette er for å bevare historikken.

Gå til Sjekklistemodulen > Sjekklistemaler > Administrer. 
For å slette/deaktivere en sjekkliste klikker du enten på de tre prikkene til høyre på ønsket sjekkliste, eller, dersom du er inne og redigerer en sjekkliste, på “Deaktiver sjekklistemal” øverst på siden.

Deaktiverte sjekklister vil fortsatt være å finne i oversikten ved å bruke filteret for deaktivert sjekklistemaler.
For å aktivere en deaktivert sjekkliste, klikker du på de tre prikkene til høyre på ønsket spørsmål > Aktiver.