Dersom deres kommune/organisasjon ikke abonnerer på LAFT Proff, vil du kun se knapper og funksjoner tilknyttet LAFT Proff i dokumentarkivet, men ikke kunne gjøre noe. For å bestille LAFT Proff må en administrator du gå til Dokumentarkiv > LAFT Proff > Lisens:    
  
Her kan du lese om vilkår, samt bestille LAFT Proff ved å huke av for dette nederst på siden (husk å legge inn evt. fakturareferanse). Da starter en prøveperiode på 30 dager slik at dere kan teste det ut uforpliktende. 
Når du har bestilt, vil du motta en e-post som fungerer som kvittering for bestillingen, hvor både vilkårene og kostnadene vil stå oppsummert.

Pris for LAFT Proff vil avhenge av faktisk bruk (kreditter), samt en årlig lisens.

• For kommuner prises den årlige lisensen for LAFT Proff i henhold til kommunestørrelse (se prismodell under LAFT Proff > Lisens).
• For private prises LAFT Proff etter antall bygg (250,- per bygg). 

LAFT Proff vil faktureres separat fra andre abonnementer dere måtte ha med oss.

Pris for kreditter vil avhenge av bruk ettersom det påløper kostnader til underleverandører ved bruk av KI. Her er et estimat ved prosessering av enkeltfiler (høyreklikke på allerede opplastet fil/modulmappe i dokumentarkivet > LAFT Proff):     
    Ønsker dere komplett behandling av hele dokumentarkivet på alle bygg, kan dere kontakte oss for å få et pristilbud (cs@laft.io). 

Det lønner seg å prosessere filer allerede ved opplastning, da det er lagt inn en kvantumsrabatt for dette. Da er kostnad satt fast til 2 kreditter per dokument/fil. Dermed får du både oppsummering, klassifisering og rutiner til 2 kreditter. Gjør du denne prosesseringen på enkeltfiler i etterkant, vil kostnaden være 4 kreditter om du kjører alle de tilgjengelige prosessene (1 kreditt per tilgjengelige prosessering). 

Før du gjennomfører en operasjon som vil bruke kreditter, vil du først få opp et varsel om hvor mange kreditter det vil koste. Dermed risikerer du aldri å plutselig bruke masse kreditter du ikke var forberedt på.

Trenger dere flere kreditter, kan det enkelt kjøpes ved å gå til LAFT Proff > Kjøp kreditter. Det er kun rollen admin som kan kjøpe kreditter. Her finner du også en oversikt over priser. Det er innført en kvantumsrabatt, slik at det vil lønne seg å kjøpe et større volum med kreditter. Når du bestiller vil du motta en e-post som vil fungere som en kvittering.

                * Tilganger kan tilpasses per område. Ta kontakt med oss ved behov for dette.

Med resultatet av prosesseringen menes f.eks. å kunne lese oppsummeringer/dokumentinnsikt, se dokumentene i de ulike klassifiseringssystemene, opprette rutiner og sjekklistemaler som har blitt funnet osv.

Alle filer som er prosessert med “Dokumentinnsikt”-funksjonen (beskrevet under) får også mulighet til å bruke “Smarte dokumentnavn”. Da vil LAFT forsøke å lage en tittel som er mer forklarende enn den opprinnelige, som er basert på innholdet i dokumentet:

For å prosessere eksisterende enkeltfiler som allerede ligger i dokumentarkivet høyreklikker du på filen, og klikker på LAFT Proff-knappen. Da får du opp noen valg: 

1) Dokumentinnsikt: 
- Oppsummerer dokumentet, slik at man får en kortversjon av innholdet i filen. 
- Utleder et smart dokumentnavn.
- Leter etter funn i dokumentet (avvik og anbefalinger som kan tas videre som arbeidsordre om ønskelig).

Du får en oversikt med oppsummering, dokumentdetaljer, avvik, anbefalinger, overholdelse (krav om retting og pålegg fra myndighetene), samt en egen fane for Leverandører (dersom det finnes med kontaktinfo etc.):

Du vil finne igjen alle avvik og anbefalinger som er funnet på en egen side for “Avvik og anbefalinger”. Les mer om denne lenger ned i veiledningen. 
 

2) Klassifisering: 
Her kan du enten plassere filen manuelt ved å velge klassifiseringssystem og undermappe selv. Ellers kan du klikke på "Søk etter klassifisering", så vil LAFT gjøre dette for deg. For å se resultatet av klassifiseringen kan du enten høyreklikke på filen på nytt > LAFT Proff > Klassifisering, eller velge Klassifiseringssystem her: Da vil dokumentarkivet bytte over til ny mappestruktur, og vise filer i mappen de har blitt plassert i. Du kan enkelt bytte tilbake til "vanlig" dokumentarkiv ved å velge "Ingen". Dersom du syns filen ble plassert feil, kan du enten flytte den mens du er i klassifiseringssystemet, eller høyreklikke på filen > LAFT Proff > Klassifisering. Da får du opp alle systemene i nedtrekksmenyer, og kan enkelt endre på dem.

Tips! Du kan bruke filteret “Ikke klassifiserte dokumenter” for å enkelt for oversikt over filer som ikke har blitt klassifisert enda.

3) Rutiner: 
TIPS! Vil du ha mange spørsmål samlet i samme rutine, anbefaler vi heller å søke etter sjekklistemaler. Se eget punkt om dette lenger ned i denne veiledningen.

Ved å klikke på "Søk etter rutiner", vil LAFT sjekke om det finnes rutiner som er beskrevet inne i filen. Når prosesseringen er ferdig vil de dukke opp slik:

Du kan velge å opprette rutiner i LAFT basert på disse forslagene. For å gjøre dette setter du ønsket kategori som rutinen skal opprettes i i LAFT. Husk å skille på kategorier i Brannbok, og i "andre" rutiner (Generelt)! 
Klikk så på de tre strekene > Opprett og behandle:

• Opprett og behandle: du vil sendes til behandlingsmodus på rutinen, slik at du kan sette frist og tildele med en gang. Les mer om behandling av rutiner her. 

4) Sjekklister: 
Du kan opprette sjekklistemaler direkte fra filer i dokumentarkivet. 
Last opp filen på vanlig måte > Høyreklikk > LAFT Proff > Sjekklister > Søk etter sjekklister.
Da får du opp forslag til sjekklister som er oppdaget i filen:

Klikk på navnet på den du ønsker å bruke. Da sendes du til siden for oppdagelser av sjekklister, og kan klikke på navnet:
Nå kan du velge ut spørsmål du ønsker å ha med i malen, samt endre på foreslåtte svaralternativer. 

Klikk på Opprett og åpne sjekklistemal. Da vil malen åpnes, og du kan behandle den videre. Du kan også finne malen ved å gå til Sjekklistemodulen > Sjekklistemaler > Administrer. Disse vil ha Proff-merket på seg:

 

5) KI-status: 
Gir deg en oversikt over hvilke prosesser som har blitt gjort på filen: 

Det finnes tre ulike statuser: 

• Ferdig = Vellykket, rutine/klassifisering/oppsummering/sjekkliste har blitt oppdaget, og har glitt gjort
• Ingen resultater = Ingen rutine/klassifisering/oppsummering/sjekkliste å finne, eller er ikke relevant for filen
• Feilet = Leting etter rutine/klassifisering/oppsummering/sjekkliste kunne ikke gjennomføres. Dette kan f.eks. skyldes en feil hos underleverandør. Forsøk igjen, og dersom det feiler på nytt kan du ta kontakt med support@laft.io, så kan vi sjekke årsaken.   

Forklaring til symbolene:
Trykk på “play”-knappen på Ubehandlet for å starte prosessering.
 Klikk på ikonet på Vellykket for å gå til samleside for filer som har blitt prosessert og          var vellykket. 
  Om du ønsker å forsøke på tidligere filer hvor det ikke var noen resultater for                prosessering, kan du klikke på reload/pil-ikonet på Feilet og/eller Ingen resultater. 

• Vellykket - antall filer som tidligere har blitt prosessert, og har et vellykket resultat.
• Ubehandlet - antall nye filer som ikke har blitt prosessert tidligere.
• Ingen resultater - filer som har blitt prosessert, men som ikke har noen resultater. Om man f.eks. leter etter rutiner kan årsak være at det ikke finnes rutiner i dokumentet.
• Feilet - prosessen har feilet. Dette er som oftest på grunn av uforutsette utfordringer hos vår underleverandør. Forsøk på nytt, og om det fremdeles ikke fungerer kan du ta kontakt med oss på support@laft.io, så kan vi feilsøke. 
•    603    - viser antall kreditter tilgjengelig

• Dokumentinnsikt i modulmapper, oransje og blå mapper:
  Dokumentinnsikt inkluderer flere ting (for ca. én kreditt per dokument): 
  • Oppsummering av dokumenter
  • Smarte dokumentnavn
  • Søk etter avvik og anbefalinger
  • Søk etter annen viktig info i dokumentet
  • Søk etter informasjon om leverandører (som f.eks. kontaktinfo, org.nummer etc.)
    
    Høyreklikk på mappen > LAFT Proff > Dokumentinnsikt.
    
    Da vises en modal hvor du kan filtrere på periode du ønsker å utføre Dokumentinnsikt for, og du kan velge en av hurtigfiltrene.
    OBS! På dokumentinnsikt av hele mapper får du kun kjørt prosess på filer som er lastet opp for under 12 måneder siden. Dette for å slippe å bruke kreditter på gamle filer som mest sannsynlig er utdatert. Du kan fremdeles prosessere “gamle” filer manuelt, ved å høyreklikke på enkeltfilen > LAFT Proff > Dokumentinnsikt.
    Trykk på “play”-knappen på Ubehandlet for å starte prosessen. 
    Dersom nye filer er lastet opp siden siste prosessering, vil kun nye filer ligge som ubehandlet og bli brukt kreditter på. 
     
• Klassifisering av modulmapper, oransje og blå mapper: 
  Høyreklikk på den grønne modulmappen > LAFT Proff > Klassifisering. 
  Da får du opp en modal hvor du kan velge mellom de 4 ulike klassifiseringssystemene i faner øverst, samt se KI-status for filene som ligger i modulmappen. I eksempelet under har vi 7 filer liggende i modulmappen "Generelt", og de er foreløpig ubehandlet (ikke klassifisert). Trykk på “play”-knappen på Ubehandlet for å starte prosessering.
  Dersom nye filer er lastet opp siden siste prosessering, vil kun nye filer ligge som ubehandlet og bli brukt kreditter på. 
  
  
  Når klassifiseringen er gjennomført vil det vises antall vellykkede klassifiseringer under Vellykket-statusen. Du kan klikke på -ikonet for å gå til klassifiseringssystemet, og se resultatene. Du kan også velge ønsket klassifiseringssystem her, for å se resultatet:  Da vil dokumentarkivet bytte over til ny mappestruktur, og vise filer i mappen de har blitt plassert i.  
  Du kan enkelt bytte tilbake til "vanlig" dokumentarkiv ved å velge "Ingen".   
  Eventuelt gå til side for Oppdagelser i menyen. Se avsnitt om dette lenger ned i denne veiledningen.
   
   
• Let etter rutiner i modulmapper og oransje/blå mapper: 
  Høyreklikk på mappen > LAFT Proff > Rutiner. 
  Da får du opp en modal hvor du kan se antall filer i mappen, samt status på dem (om du har forsøkt å lete etter rutiner i mappen tidligere vil det ligge som x antall vellykket, x antall på ingen resultater osv.). 
  Dersom nye filer er lastet opp siden siste prosessering, vil kun nye filer ligge som ubehandlet og bli brukt kreditter på.
  Se avsnitt lenger ned om Funn > Forslag til rutiner for hvordan du kan følge opp disse rutineforslagene videre.
  

Høyreklikk på mappen du ønsker å laste opp filer i. Ved opplasting kan du huke av for å behandle med LAFT Proff. Da vil alle 4 prosesser bli kjørt: klassifisering, dokumentinnsikt, lete etter sjekklistemaler, og sjekk for om det finnes rutiner i filene du laster opp, for 2 kreditter (50 % rabatt). Fullpris ved prosessering av en enkeltfil er 4 kreditter - 1 kreditt per prosessering.

På samme måte som ved klassifisering av enkeltfiler, vil du kunne se resultatet av prosesseringen ved å høyreklikke på enkeltfilene etter opplasting, eller ved å bytte klassifiseringssystem oppe i høyre hjørne (f.eks. til NS3451). 
Eventuelt gå til side for Funn > Behandlingsstatus i menyen. Se avsnitt om dette lenger ned i denne veiledningen.

Det brukes ikke kreditter på OCR.

Dokumenter som lases opp, også uten å huke av for å behandle med LAFT Proff, vil automatisk bli OCR-lest hvis dokumentet tolkes som et scannet dokument. 
Du kan også kjøre OCR på filer som allerede ligger i dokumentarkivet. Det gjør du ved å høyreklikke på filen > Full OCR (skannet PDF). 

Deretter kan alle LAFT Proff-prosesser brukes på dokumentet på vanlig måte (klassifisering, let etter avvik og anbefalinger, rutiner og sjekklister). 

Duplikathåndtering bruker ikke kreditter. 

Denne siden viser eventuelle duplikater dere måtte ha av filer i dokumentarkivet. Det er kun filer det finnes to eller flere eksemplarer av som vil dukke opp i denne tabellen. Du kan bruke filterfunksjonen øverst for å filtrere deg frem til duplikater på ulike objekttyper, bygningstyper eller enkelte objekter.

Vis-knappen til høyre i tabellen lar deg forhåndsvise filen. 
Klikker du på filnavnet, kommer du til filen i dokumentarkivet på ett av objektene den ligger på. 
Ved å klikke på tallet med antall duplikater, kommer du til en oversikt over hvor filene ligger (hvor duplikatene befinner seg). 

Da kommer du til en liste hvor du ser hvilke bygg og mapper filen ligger i, og du kan velge hvilke du ønsker å beholde. Klikker du på filnavnet i denne tabellen, blir du sendt rett til riktig fil i dokumentarkivet. For å slette, huker du av i boksen til venstre i tabellen, og klikker på "Slett valgte"-knappen.  

Godkjenne duplikater:
Det kan være at noen filer er ment for å ligge på flere objekter, og at det dermed er “OK” at det finnes duplikater av den. Eksempler på dette kan være instrukser til rutiner, som er lastet opp på alle bygg. Denne vil, før den eventuelt blir godkjent som duplikat, vises i tabell for duplikater. For å rydde i duplikatene deres, kan man godkjenne filer som dere er klar over at det finnes flere eksemplarer av, og hvor dette er OK.

Når du klikker på Godkjenn-knappen, vil filen bli borte fra listen, men du vil finne den under “Godkjente duplikater” i menyen. hvor du også kan fjerne godkjenningen:

Det er et filter øverst til høyre hvor du kan filtrere på objekttyper og objekter, samt periode hvor funnene er gjort. Altså ikke når dokumentet er prosessert i LAFT, men dato funnet er beskrevet i selve dokumentet:


Oversiktssiden har et dashbord med de viktigste funnene i dokumentarkivet, basert på filer som er prosessert med funksjonen “Dokumentinnsikt”:

Siden viser metrikker for Alvorlige avvik, funn som krever oppfølging, hva som er analysert denne uken, og hva som analysert denne måneden. Ved å klikke på metrikkene blir du sendt til en ferdig filtrert side som viser utvalget.

Litt lenger ned på siden ser du “Krever oppfølging” og “Nylig analysert”. Her ser du de viktigste funnene, og kan klikke videre på “Se alle” for å gå videre.

På denne siden ser du alle avvik og anbefalinger som er oppdaget via prosessering “Dokumentinnsikt”. Du har et filter over tabellen hvor du kan filtrere på mange faktorer for å snevre inn søket, med f.eks. type (avvik/anbefaling), alvorlighetsgrad (lav, middels, høy), periode, om det krever oppfølging eller ikke, risikodimensjon, periode dokumentert (basert på innholdet i dokumentet), periode funnet (når prosessen er kjørt i LAFT), samt fagområde (El-sikkerhet, energi, HMS, brann etc.):

Du kan velge om du ønsker å se funnene i en listevisning, eller en kartvisning. I listevisningen ser du informasjon om funnene, og du har en knapp helt til høyre i tabellen for å opprette arbeidsordre på avviket:
 

Velger du kartvisning kan du klikke på markøren for å få opp klikkbar liste over funnene:

Oppretter du en arbeidsordre blir du sendt til behandling av arbeidsordren. Arbeidsordren vil automatisk få tiltakstype “Avvik”. Det er alltid sporbarhet tilbake til dokumentet som funnet stammer fra, ved å klikke på LAFT Proff-knappen i arbeidsordren. I tillegg vil filen legges til som vedlegg i fane for “Kommentarer og filer”:

På denne siden ser du en oversikt over alle filer som er prosessert med “Dokumentinnsikt”, og som kan være arkivverdige. Du ser navn på dokumentet, hvilket objekt det befinner seg på, grad av pålitelighet (hvor sannsynlig er det at dokumentet er arkivverdig), samt dato for vurdering (når prosesseringen ble gjort). 

Du kan huke av på filene og markere dem som “Ikke arkivverdig” dersom du ønsker å fjerne dem fra oversikten. 
For de med Acos-integrasjon kan man klikke på “Arkiver”-knappen for å overføre dokumentet til Acos. 

• Dette er en samleside for å gi deg en oversikt over alle rutiner som har blitt oppdaget gjennom LAFT Proff og KI-prosessering. Du kan bruke søkefeltet til å søke på filnavn, bygninger osv., eller filteret øverst for å lete deg frem til rutiner funnet på enkeltobjekter eller objekttyper. 
  
  Du kan velge å slette forslag til rutiner ved å huke av i boksen til venstre i tabellen, og klikke på "Slett valgte"-knappen.  
  Du kan enkelt se om det allerede er opprettet en rutine fra denne siden. Isåfall vil det stå tid og dato i kolonnen som heter "Opprettet".
  
  Ønsker du å opprette en rutine, kan du klikke på navnet på rutinen/beskrivelsen. Da får du opp en modal hvor du kan plassere rutinen i riktig kategori (husk å skille mellom kategorier i Brannboken og "andre" rutiner (Generelt)): 
  
  Når du er klar, klikker du på de tre strekene til høyre > Opprett og behandle. Klikker du her vil du sendes til behandlingsmodus på rutinen, slik at du kan sette frist og tildele med en gang. Les mer om behandling av rutiner her.

Samleside for alle sjekklistemaler oppdaet via KI-prossesering og LAFT Proff. Du kan klikke på sjekklistenavnet i kolonne Beskrivelse:

 

Da kan du velge ut spørsmål du ønsker å ha med i sjekklistemalen, samt endre på foreslåtte svaralternativer. 

 

Klikk på Opprett og åpne sjekklistemal. Da vil malen åpnes, og du kan behandle den videre. Du kan også finne malen ved å gå til Sjekklistemodulen > Sjekklistemaler > Administrer. Disse vil ha Proff-merket på seg:

• På denne siden får du oversikt over status på de ulike prosessene som gjøres i LAFT Proff. Du kan bruke søkefeltet til å søke på filnavn, bygninger, status osv. Du kan også bruke filtrene øverst på siden for å filtrere deg frem status, type prosess, objekttype og objekt.  
  Om du f.eks. ønsker å enkelt se resultatet av hva du nettopp har klassifisert, kan du filtrere på Type “Klassifisering”, så sortere på kolonne “Startet”. Da vil de nyeste klassifiseringene legge seg øverst i tabellen:
  
  Det finnes tre ulike statuser:
  • Ferdig = Vellykket, rutiner og sjekklister har blitt oppdaget, oppsummering og klassifisering har glitt gjort.
  • Ingen resultater = Ingen rutiner/sjekklistemaler å finne, og/eller oppsummering og klassifisering ikke relevant for filen.
  • Feilet = Leting etter rutiner, sjekklistemaler og/eller oppsummering og klassifisering kunne ikke gjennomføres. Dette kan f.eks. skyldes en feil hos underleverandør. Forsøk igjen, og dersom det feiler på nytt kan du ta kontakt med support@laft.io, så kan vi sjekke årsaken.

I Dokumentarkivet er det en egen oversiktsside som viser deg en del nyttig info, både om dokumentarkivet generelt, men også om LAFT Proff spesielt. Metrikker som er relevante for LAFT Proff er tagget med PROFF-ikonet:

Du vil også kunne få en oversikt over dette via Innsiktsmodulen, her: