Ta kontakt med cs@laft.io, så hjelper vi deg i gang! Det vil være et etableringsgebyr + et tillegg til den årlige lisensen deres (pris etter avtale).

For å sette opp dette går du til Utleiemodulen > Innstillinger > Integrasjoner

Hva funksjonen gjør

Med arkivkoblingen sender LAFT dokumenter fra Boligtildeling til kommunens arkiv via Fiks Arkiv, etter arkivreglene kommunen setter. Innkommet post som postmottak journalfører på saken, kan hentes tilbake og vises på saken i LAFT.

Oppsettet involverer flere roller hos kommunen:

Før du starter

• Kommunen må ha tatt i bruk Fiks Protokoll og signert avtalen i Fiks Forvaltning.
• Arkivet må være ett av systemene LAFT støtter: 
  • ACOS WebSak
  • Sikri Elements
  • Documaster
  • Public 360
• Arkivleverandøren må støtte søk og henting over Fiks Arkiv, og kunne utlevere skjermede dokumenter. Avklar dette med leverandøren før dere starter.
• Avtal hvem som er Fiks-administrator, arkivleder og postmottak hos dere. Oppsettet går raskest når alle vet hvilket steg som er deres.
   

For å aktivere integrasjonene i LAFT må dere så ta kontakt med ACOS/Elements og bestille integrasjonen hos dem. LAFT må få tilsendt URL og API-nøkkel, slik at vi kan legge inn dette på området deres i LAFT. Dette bør oversendes i forkant av integrasjonsmøtet. Det ser slik ut, og er noe dere vil få av ACOS/Elements:

OBS! URL kan sendes på mail til avtalt tidspunkt, mens API-nøkkel sendes separat, fortrinnsvis på SMS.

Steg 1: Lag nøkkelpar og forbered koblingen i LAFT

Start med å lage nøkkelparet. Fiks-administratoren trenger sertifikatet derfra i steg 2.

1. Under Nøkkelpar for kontoen, trykk Lag nøkkelpar. LAFT lager nøkkelparet og beholder den private nøkkelen. Del sertifikatet med Fiks-administratoren.
2. Velg kommunens Arkivsystem i nedtrekkslisten.
3. Fyll inn resten av feltene under Kobling etter hvert som Fiks-administratoren gir deg verdiene (se tabellen), og trykk Lagre.
4. Slå på Arkiver til kommunens arkiv først når alle stegene er gjort. Når bryteren er på, sendes dokumenter fra Boligtildeling til arkivet etter arkivreglene.

Steg 2: Oppsett i Fiks Forvaltning (Fiks-administrator)

Disse fire stegene gjør kommunens Fiks-administrator. Siden i LAFT viser status for hvert steg, for eksempel «Mangler verdier» eller «Ikke bekreftet».

1. Opprett systemet «LAFT». Har kommunen ikke tatt i bruk Fiks Protokoll, gjør det og signer avtalen. Opprett så et Fiks Protokoll-system som heter «LAFT», med LAFTs organisasjonsnummer 990 452 458 som autorisert organisasjon. Fyll inn integrasjons-ID og passord under Kobling i LAFT.
2. Opprett en konto på systemet. Velg protokoll Fiks Arkiv v1 og LAFTs fagsystem-part. Last opp sertifikatet fra Nøkkelpar for kontoen i LAFT. Fyll inn konto-ID-en under Kobling i LAFT.
3. Gi LAFT tilgang til arkivet. Velg arkivets system og arkivets konto, åpne Søk etter systemer, finn «LAFT» og trykk Gi tilgang. Arkivets system og konto settes opp av arkivleverandøren.
4. Registrer arkivets konto i LAFT. Fyll inn konto-ID-en til arkivets konto under Kobling i LAFT.

LAFT kan ikke se kommunens oppsett hos KS. Steg 3 står derfor som «Ikke bekreftet» til prøvedokumentet er arkivert (steg 4 i denne veiledningen).

Steg 3: Arkivregler og postmottak

Arkivleder åpner Arkivregler fra siden og velger arkivdel, klassering og skjerming for boligsaker. Uten arkivregler vet ikke LAFT hvor dokumentene skal arkiveres.

Postmottak journalfører innkommet post på saksmappen LAFT har opprettet. Første gang skjer dette med prøvebrevet i steg 4.

Steg 4: Bekreft koblingen med en prøve

Koblingen regnes som ferdig først når et prøvedokument er arkivert og et prøvebrev er hentet tilbake. Til da står siden som «Ikke bekreftet».

1. Trykk Arkiver prøvedokument. LAFT arkiverer et prøvedokument og venter på saksnummer fra arkivet. Status under Arkivering endres fra «Ikke testet».
2. Postmottak journalfører et prøvebrev på prøvesaken i arkivet.
3. Trykk Hent prøvebrev. LAFT henter brevet, og status under Henting oppdateres.

Prøvesaken merkes tydelig og kan avsluttes i arkivet etterpå.

Hva endres for saksbehandlerne

Gi beskjed til saksbehandlerne før dere slår på koblingen, så de vet hvorfor svar kan komme senere enn før.

Drift og feilsøking

Nederst på siden, under Drift, ser du om koblingen fungerer:

• Sist sjekket arkivet – når LAFT sist var i kontakt med arkivet.
• Siste feil – den siste feilmeldingen fra arkivet. «Ingen» betyr at alt er i orden.
• Henting av innkommet post – står på «Av» når området ikke har valgt å følge saksmappen i arkivet. Da hentes ikke innkommet post til LAFT.

Vanlige årsaker til at et steg står som «Mangler verdier»: et felt under Kobling er tomt, eller endringene er ikke lagret. Sjekk også at integrasjons-ID-en er fra Fiks Protokoll, ikke fra SvarUt.

Trenger du hjelp? Kontakt LAFT support og legg ved status fra siden og eventuell feilmelding under Siste feil.