Det kan være flere grunner til at man trenger å overføre data fra ett bygg til et annet. Kanskje er det registrert duplikater i LAFT, og noe ligger på ett bygg, og resten på et annet. Da kan det være fornuftig å konsolidere disse, både for å slippe forvirring blant brukere og utførere, men også for å sikre korrekt rapportering. Mye av det som er registrert på bygninger er selvbetjent å overføre. Under går vi gjennom hva, og hvordan du gjør det.

Support kan også være behjelpelig med å flytte data (utover IK-Bygg) også, men merk at det i perioder kan være lang behandlingstid for dette. Derfor har vi gjort det mulig å overføre det meste selv, slik at administrator kan løse dette ved å flytte over det som er selvbetjent. Så kan vi bistå med flytting av IK-Bygg-data når vi har kapasitet. 

Når det som er selvbetjent å flytte er overført kan bygningstilganger til "gammelt" bygg fjernes for de fleste brukere, slik at kun administrator og eventuelt et lite utvalg brukere som fremdeles trenger tilgang har det. Da sikrer man at data fremover blir registrert på “nytt” riktig bygg, og at kun admin og et fåtall andre har tilgang til gammelt bygg for historikkens skyld.
Dersom man ikke bruker IK-Bygg, eller ikke trenger å ta vare på historikken, kan gammelt bygg deaktiveres etter at dataen er overført.

Arbeidsordre og rutiner

Overføring av arbeidsordre og rutiner kan gjøres på to måter:

1. Masseoverføring 
   Finn bygget du ønsker å overføre data fra, og rediger dette: 
   
   Scroll ned til du ser Flytt data til annen bygning. Velg nytt bygg i nedtrekksmenyen, huk av på Rutiner og arbeidsordre, og så på Flytt data:
   
   I dét du klikker på Flytt data, vil alle arbeidsordrer og rutiner flyttes fra bygget du redigerer, til nytt valgt bygg. Derfor er det viktig at rette brukere har tilgang til nytt bygg også. Se eget avsnitt om brukertilganger lenger ned i artikkelen.
    
2. Kopiere én og én, deretter arkivere de som ligger på gammelt bygg:
   Gå til DV-modulen > Arbeidsordrer > Oversikt. Bruk filteret til å filtrere seg frem til sakene du vil overføre, og klikk deg inn på en oppgave som skal flyttes (enten klikk på ID-nummeret eller de tre strekene til høyre på linjen > Behandle). Inne i oppgaven kan du så klikke på de tre stekene > Kopier arbeidsordre. Da kan du velge hvilket bygg den skal overføres til:
   
   
   Når du klikker på Lagre, vil oppgaven ligge både på bygget du har kopiert den fra, og på nytt bygg. Om det gamle bygget snart skal deaktiveres er det i orden, da tilhørende oppgave isåfall også vil arkiveres. Om det er en stund til gammelt bygg skal deaktiveres, f.eks. fordi dere venter på at vi skal overføre IK-Bygg-historikk, bør dere arkivere oppgaven på gammelt bygg. Det gjøres ved å huke av på oppgaven i arbeidsordreoversikten > Klikk på Arkiver.:
   
   For å sikre at alle oppgaver som nå ligger igjen på bygget/byggene er korrekte kan du bruke arbeidsordreoversikten, og filtrere på kun de byggene du jobber med nå (gammelt og nytt):
   

Dokumenter

• Masseoverføre
  Gjøres på samme måte som ved masseoverføring av arbeidsordre og rutiner som beskrevet over, bortsett fra at du huker av på Dokumenter istedenfor:
  
  Vi jobber med en løsning som lar deg overføre utvalgte filer/mapper, men vi vet dessverre ikke akkurat når dette vil være tilgjengelig. 
   
• Laste ned mapper i .zip-format fra gammelt bygg, og laste opp på nytt bygg
  Admin kan laste ned .zip-filer, for så å laste de opp på nytt bygg:
  

Renhold

• Rediger Etasjer på gammelt bygg for å flytte, rom, frekvenser og tildelinger til nytt bygg.
  Dette er en enkleste og beste måten å overføre renhold fra ett bygg til et annet. Gå til Renholdsmodulen > Bygningsoppsett > velg gammelt bygg i nedtrekksmenyen, og en etasje. Klikk Rediger på etasje:
  
  Da vil du enkelt kunne endre hvilket bygg etasjen skal overføres til (husk å klikke på Lagre):
  
  
  • Hva med plantegninger og markeringer av disse? 
    Ved overføring av etasjer som beskrevet over, vil både tegninger og markeringer følge med.
    Men merk at selve tegningen fremdeles vil ligge på det gamle bygget. Så om det gamle bygget på sikt skal deaktiveres, bør tegningene knyttes til etasje på nytt bygg, og markeres på nytt. Se veiledning: Laste opp og markere plantegninger. 
     
• Laste ned romliste på gammelt bygg, laste opp på et nytt
  Du kan laste ned hele romlisten fra det gamle bygget, og laste den opp på det nye. Deretter må oppsett av nytt bygg gjøres som “vanlig”, med å se over frekvenser, tildele renhold o.l. Se veiledning Kom i gang med LAFT: Renholdsmodul for hvordan du importerer, samt stegene du bør følge. 
  
   
• Husk å se til at renholdere har tilgang til det nye bygget. 
  Det kan du enkelt se, og eventuelt endre under Innstillinger > Renholdere. Da vil du få opp en liste over alle bygg, og enkelt kunne se og endre hvilke brukeren har/ikke har tilgang til:
  

Utleie

Å endre hvilket bygg et leieobjekt er tilknyttet kan gjøres på to måter:

1. Via leieobjektet
   Finn leieobjektet, og klikk rediger. Velg nytt bygg fra nedtrekksmenyen. Husk å klikke på Oppdater-knappen nederst på siden!
   
   
    
2. Via tabell for administrering av leieobjekter 
   Gå til Leieobjekter i menyen > Administrering av leieobjekter. I kolonne Bygning kan du endre hvilket bygg leieobjektet er tilknyttet. Husk å klikke på Lagre!
   Om du ikke ser denne kolonnen kan du klikke på Kolonner-knappen øverst til høyre over tabellen, for å vise og skjule kolonner:
   

Brukertilganger

Når det som er selvbetjent å overføre er gjort, er det lurt å gå gjennom brukere og bygningstilganger, for å se til at alle har tilgang til nytt bygg (og ikke gammelt, om de ikke trenger det lenger). Dette kan gjøres både via Brukere og Bygninger i Administrasjon:

• Administrasjon > Brukere
  Se filter for bygningstilganger for å kontrollere at tilgangene er satt opp riktig. Se over filter for gammelt bygg først, og fjern tilgang på brukere som ikke trenger tilgang lenger. Deretter se på filter for nytt bygg, og legg eventuelt til brukere som mangler.
  Om du trenger å redigere tilganger på en bruker, klikker du på de tre strekene til høyre > Rediger. Da vil du se en liste over alle bygninger, og kan enkelt endre hvilke brukeren skal ha/ikke ha tilgang til. Husk å klikke på Lagre bygningstilganger når du er ferdig.
  
  
   
• Administrasjon > Bygninger
  Finn bygget i oversikten, og klikk på de tre strekene > Rediger:
  
  
  Bla ned til du ser Brukertilgang til bygning. Kontroller at riktige brukere har tilgang, og klikk på Oppdater tilganger: