Innehåll

1. Installation
2. Vad består ett fakturaunderlag av?
3. Fakturering av arbetsordrar är indelat i fyra faser
4. Filtrera/använda tabeller
5. Överföring till finanssystemet
   1. Regler för standardbokföringsvärden
6. Skapa fakturaunderlag - Föreslaget arbetsflöde

1. Installation

Konfigurera under Inställningar i DV-modulen (funktionen måste aktiveras av LAFT, kontakta support@laft.io):

Fakturaunderlag : Översikt över utestående fakturaunderlag (som ännu inte har överförts till ekonomisystemet). Här bearbetar du dessa och klickar på knappen Överför valda när du är klar.

Historik : Historiska baser med överföringsstatus på överförda fakturabaser.

Tidigare överföringar: Fakturaunderlag som har överförts till ekonomisystemet, med möjlighet att ladda ner rapporter per överföring.

Fakturamottagare : Här lägger du till nya fakturamottagare. Du kan välja att ange en som standard, eller manuellt välja en fakturamottagare varje gång ett underlag skapas.

Inställningar : Här anger du systemkod och företagsnummer du har i ekonomisystemet, samt ställer in Kund(er), Produktkoder och eventuella momskoder.

2. Vad består ett fakturaunderlag av?

Ett fakturaunderlag är en samling underlag som representerar utgifter. Informationen som måste kopplas till varje underlag kan bero på vilket ekonomisystem som används, men i princip stöder vi att varje enskilt underlag (timregistrering eller kostnadsregistrering) har följande information:

• Produktkod/artikelnummer - måste finnas och vara identiskt med det i det finansiella systemet
• Momsregistreringsnummer – måste finnas och vara identiskt med det i det finansiella systemet
• Registreringsdatum
• Antal
• Enhetspris
  • För tidsregistrering bestäms detta av timpriset för den användare som registrerade arbetsordern. Detta anges per användare (Medarbetarens timpris).
• Anpassade fält: det är möjligt att välja att anpassade fält som du har skapat i arbetsordrar ska inkluderas i fakturaunderlaget. Detta väljs i DV-modulen > Inställningar > Anpassade fält. Läs mer om anpassade fält här .

3. Fakturering av arbetsordrar är indelat i fyra faser:

1. Skapa underlag (timmar och kostnader)
2. Skapa faktura baserat på
3. Kontrollera att resultatet är korrekt.
4. Överför fakturaunderlag till ekonomisystem

Fas 1: Etablera grunden

Här behöver användarna registrera timmar och kostnader som vanligt – detta görs under ”Bearbeta arbetsordrar” i flikarna Tidsregistrering och Kostnader.

Tips! För att göra det enkelt att navigera till ärenden med angivna timmar och/eller kostnader kan du skapa anpassade fält på arbetsordrar . Du kan till exempel skapa ett fält som heter "Angivna timmar" och ett annat som hämtar "Första kostnader", som användarna kan ange "Ja" med när de har angett något här. Då kommer du att kunna visualisera i arbetsordraröversikten om timmar/kostnader har angetts eller inte.

Du kan till exempel också skapa ett anpassat fält som heter "Färdigfakturerat", vilket den som skapar underlaget kan fylla i när de har gjort det.

Fas 2: Skapa faktura baserat på

Användaren väljer vilka baser som ska inkluderas och skapar ett fakturaunderlag. Det går inte att skapa ett fakturaunderlag om inga timmar eller kostnader har valts/registrerats. Användaren kan filtrera efter registrerat datum, både för timregistreringar och kostnader. Detta kan vara användbart till exempel i samband med faktureringsrutiner ("fakturera allt som registrerades i september"). När ett underlag har inkluderats i en faktura går det inte att välja samma underlag i en ny faktura. Detta för att förhindra att samma sak faktureras flera gånger. Om ett fakturaunderlag blir felaktigt eller behöver uppdateras kan fakturan raderas och skapas igen. Det underlag som valdes i den raderade fakturan kan då väljas igen.

Obs: Fakturor överförs inte automatiskt till ekonomisystemet så snart de skapas. Detta beror på att du ska ha möjlighet att kontrollera underlaget innan det överförs, och eftersom du inte nödvändigtvis vill låta samma användare som kan skapa fakturaunderlag överföra detta direkt till ekonomisystemet.

Fas 3: Kontrollera resultaten

För närvarande kan du se det totala antalet timkostnader och andra kostnader i tabellerna för fakturabas per arbetsorder och i tabellerna för utestående fakturabas och historik.

Fas 4: Överför fakturaunderlaget till ekonomisystemet

Här går du till översikten över utestående fakturabaser, väljer de fakturabaser du vill överföra och trycker på knappen "Överför valda".

4. Filtrering/användning av tabeller

• I sökfältet kan du söka efter ID, fakturamottagare, totala timkostnader och andra kostnader
• Funktion för att radera fakturaunderlag
• Fakturaunderlag utan fel visar inte varningstriangeln i tabellen
  • En varningstriangel visas om information saknas i grunden. Klicka på varningstriangeln för att åtgärda felet, en separat modal visas där du kan korrigera det som är fel:
    • Man kan åtgärda problem relaterade till tidsregistreringar: saknad produktkod, saknade obligatoriska kontoplaner, saknad momskod när kontoplaner är valda
    • Du kan åtgärda problem relaterade till kostnadsregistreringar: saknad produktkod, saknad obligatorisk kontoplan, saknad momskod när kontoplan är vald

5. Överföring till ekonomisystemet

• Om du försöker överföra ett urval av fakturabaser där en eller flera av raderna har brister, kommer du att meddelas att du först måste korrigera felen.
• Om du försöker överföra ett urval av fakturabaser som inte innehåller några brister, överförs baserna i bakgrunden.
• Möjlighet att ladda ner, öppna och granska rapporter för överförda fakturabaser (sida för "Tidigare överföringar").
• E-postmeddelande om slutförd överföring om så önskas.

5.1 Regler för standardvärden för bokföring

Värden för produktkod, kontoplansvärden och momskoder väljs enligt "närhetsprincipen" - det värde som är "närmast" en given fakturarad (timregistrering eller kostnadsregistrering) väljs. Det vill säga att:

• Produktkoden hämtas från bygg om den inte är registrerad på timme/kostnad
• Momskod hämtas från produktkod, byggnad, produktkod på byggnad (i den ordningen) om den inte är registrerad på timme/kostnad
• Kontoplanens värde för bokföringsdimensionen hämtas från produktkod, byggnad, produktkod på byggnad (i den ordningen) om det inte är registrerat på timme/kostnad. Kontoplanens värden för olika bokföringsdimensioner kan hämtas från olika sektioner.

Om produktkod/momskod/kontoplansvärde är registrerat i någon av dessa sektioner kommer det inte att anses "saknas" i tabellen.

6. Skapa fakturaunderlag - Föreslaget arbetsflöde

• Efter att utföraren har registrerat timmar och/eller kostnader på arbetsordern/rutinen kommer det att visas i ärendet i fliken för detta.
• Klicka på fliken Fakturering i arbetsordern/rutinen:
  • Kontrollera att fakturamottagare och beställare är korrekta.
• Klicka på Skapa fakturaunderlag och markera de timmar/kostnader du vill inkludera:
• Gå till Fakturering i vänstermenyn > Fakturaunderlag. Här visas alla fakturaunderlag som du har skapat och som ännu inte har överförts.
• Markera de fakturabaser du vill överföra > Klicka på Överför valda:
• Den kommer då att listas under Historik i menyn (översikt över historiska fakturabaser) och Tidigare överföringar (du kan ladda ner rapporter här).