Skapa ett nyckelskåp

Det första du behöver göra är att skapa ett nyckelskåp. Det görs så här:

1. Klicka in i hyresmodulen
2. Klicka på Nyckelhantering i sidomenyn till vänster, klicka sedan på Nyckelvalv och slutligen Nytt nyckelvalv.
3. Ge nyckelskåpet ett namn och ange siffror för den första och sista positionen (siffrorna däremellan anges automatiskt). Klicka på Skapa nyckelskåp.

När du har skapat ett nyckelskåp kan du börja lägga till nycklar.

1. I Nyckelhantering klickar du på Översikt. Du kan i flikarna välja om du vill se en översikt över alla nycklar, skapa nya, se utlånade nycklar som har gått ut eller utlånade nycklar för uppsagda hyresavtal.
2. Tryck på fliken Skapa nycklar. Välj vilken hyresfastighet nyckeln tillhör, nyckelns ID, vilken nyckeltyp det är och vilken position den har i nyckelskåpet. Du kan också lägga till eventuella andra anteckningar.

Utlåning av nycklar

Det finns tre olika sätt att låna ut nycklar, och oavsett vilken lösning du väljer kommer nyckelhanteringssidan att uppdateras korrekt, så länge du följer rätt procedur enligt beskrivningen nedan:

1. Registrera ett lån till en hyresgäst via sidan Nyckelhantering i huvudmenyn
Gå till sidan med nyckelöversikt och klicka på hyresobjektet. Gå till fliken Aktiva hyresavtal och klicka på knappen Hyresalternativ. Välj Nyckelhantering. Under fliken Nytt lån väljer du den nyckel som ska lånas ut och låntagaren. Du kan också ange en återlämningsdatum. Klicka slutligen på Registrera .

OBS! Om du markerar "Registrera automatiskt" kommer nyckelns status i nyckelskåpet att uppdateras till "utlånad" och visa hyresgästens namn som nyckelinnehavare.
Om du inte markerar den här rutan kommer nyckeln ännu inte att registreras hos hyresgästen. Då måste du göra följande för att uppdatera nyckelns status till utlånad: Gå tillbaka till översiktssidan för nycklar. Som du kan se kommer statusen fortfarande att vara "Ej utlånad". Klicka på de tre punkterna till höger om raden för hyresobjektet och "Nytt utlån" och upprepa från början av denna punkt (punkt 1).

2. Registrera ett lån till en hyresgäst via hyresavtalet

Hitta det hyresavtal som du vill låna ut en nyckel för. Klicka på hyresgästens namn, sedan på Nyckelhantering i menyn som öppnas till höger på skärmen. Under fliken Nytt lån väljer du den nyckel som ska lånas ut och hyresgästen. Du kan också ange en återlämningsdatum. Klicka slutligen på Registrera . OBS! Om du markerar "Registrera automatiskt" kommer nyckelns status i nyckelskåpet att uppdateras till "utlånad" och visa hyresgästens namn som ägare av nyckeln automatiskt. Om du inte markerar detta kommer nyckeln ännu inte att registreras hos hyresgästen. Då måste du göra följande för att uppdatera nyckelns status till utlånad: Gå tillbaka till översiktssidan för Nycklar. Som du kan se kommer statusen fortfarande att vara "Ej utlånad". Klicka på de tre raderna till höger om raden för hyresobjektet och "Registrera". Statusen kommer då att ändras till att visa hyresgästens namn, vilket indikerar att de nu är ägare till nyckeln. Den här funktionen är användbar om en nyckel ska hyras ut till en intern användare (t.ex. en entreprenör som ska utföra underhåll på hyresfastigheten).

3. Registrera ett lån på en hyresfastighet.

Gå till hyresfastigheten som du lånar ut en nyckel till. Det behöver inte finnas ett aktivt hyresavtal på hyresfastigheten, så den här funktionen är utmärkt om du till exempel lånar ut en nyckel till driftspersonal som ska utföra underhåll på fastigheten.
Klicka på Alternativ för hyresfastigheter > Nyckelhantering .
Följ samma procedur som vid utlåning av nyckel till en hyresfastighet. Skillnaden är att för en hyresfastighet kan du välja bland alla användare i systemet som låntagare.

Registrera en nyckel i nyckelskåpet efter utlåning

När hyresgästen flyttar ut, eller av annan anledning återlämnar nyckeln, kan du registrera den på två olika sätt:

• Via sidan för nyckelhantering
  Klicka på de tre punkterna på linjen för hyresobjektet. Välj ”Registrera” för att registrera nyckeln tillbaka i nyckelskåpet. Kom ihåg att ladda ner kvittoformuläret om det behövs.
• Via sidan med hyresvillkor
  Navigera till hyresavtalet och klicka på hyresgästens namn. Välj nyckelhantering i menyn som öppnas till vänster och se till att växla till fliken "Utlånade nycklar". Klicka sedan på knappen "Registrera". Om du vill ladda ner kvittoformuläret markerar du rutan till höger och klickar sedan på knappen "Kvittoformulär" längst ner på sidan.

Om du följer dessa steg kommer nyckeln att ha rätt status, "Ej utlånad", i nyckelöversikten.

Alternativ i översikten över lånade/gratis nycklar

Under Nycklar > Översikt har du en översikt över alla nycklar som har lånats ut/återlämnats. Genom att klicka på de tre punkterna till höger om en nyckel i översikten får du fler alternativ för nyckelhantering:

• Registrera dig utlånad (om nyckeln inte redan är utlånad): genom att klicka här får nyckeln statusen Utlånad.
• In- och utcheckningsblankett: här kan du ladda ner en blankett som kan fyllas i och undertecknas av både hyresgäst och hyresvärd.
• Redigera: Här kan du redigera nyckeln. Den här funktionen låter dig ändra ID, nyckeltyp, placering i nyckelskåpet och lägga till eventuella anteckningar/noteringar.
• Historik: här kan du se all historik relaterad till nyckeln. Du får en fullständig översikt över vem som har lånat nyckeln vid vilka tidpunkter, om den har rapporterats som förlorad etc.

Dessutom har du olika knappar högst upp i översikten:

• Visa/dölj kolumner: låter dig anpassa vilka du ser i översikten
• Excel/PDF: låter dig exportera översikten i önskat format
• Skriv ut: ger dig en sida som är utskriftsvänlig

Elektronisk signering för utlåningsnycklar

Detta görs på ett liknande sätt som att signera hyresavtal elektroniskt .

Gå till hyresavtalet > Klicka på hyresgästens namn > Nyckelhantering:

Gå till fliken Elektronisk signatur. Välj sedan rätt nyckel från rullgardinsmenyn och klicka på knappen Signera:

På knappen Alternativ längst upp till höger kan du förhandsgranska signeringsdokumentet eller ta bort det om det uppstod ett fel.

Om du klickar på knappen Skicka för signering skickas ett e-postmeddelande till båda parter, där de klickar på en länk och signerar med sin signatur/bank-ID.
Om du klickar på knappen Signera nu kan du gå direkt till att signera för båda parter, så det här är bra att göra om du är tillsammans med hyresgästen och behöver signera direkt:

Utöver det sker själva undertecknandet på samma sätt som hyreskontrakt .