Rutin eller arbetsordning?

Det finns två olika uppgiftstyper i LAFT – rutin och arbetsorder. Det enklaste sättet att skilja mellan dem är att fråga om uppgiften ska upprepas.

• En rutin upprepar sig enligt ett mönster och måste ha en frekvens, till exempel varje månad eller var sjätte månad.
  • Exempel: kontrollera brandlarmsystemet var sjätte månad.
• En arbetsorder ska utföras en gång. Den har en enda deadline och upprepas inte.
  • Exempel: laga en trasig lampa i hall A.

Utöver detta har de samma fält när de skapas, och de behandlas exakt likadant. Den enda andra skillnaden är var i systemet du skapar dem:

• Rutiner skapas i avsnittet Rutiner i DV-modulen, eller i en av efterlevnadsböckerna (brand, el och HSE).
• Arbetsordrar kan skapas helt manuellt, från frågor i checklistor eller från handlingsplaner.
  

Var kan avvikelser skapas?

Vad är egentligen en avvikelse?

Avvikelse är inte en separat uppgiftstyp. Det finns flera sätt att markera en avvikelse i LAFT.
Alla avvikelser är arbetsordrar, men inte alla arbetsordrar är avvikelser. En arbetsordrar är en avvikelse om den är tilldelad en åtgärdstyp som utgör en avvikelse. Detta kan ske på flera sätt:

• Från en checklista: när en fråga besvaras med villkorsnivå TG2 eller TG3, är det en avvikelse. En arbetsorder eller en handlingsplan kan sedan skapas, antingen manuellt efter inlämning, eller automatiskt när checklistan levereras. Denna arbetsorder tilldelas en åtgärdstyp som utgör en avvikelse.
• Manuellt: du kan ange en åtgärdstyp som du har definierat som en avvikelse på en arbetsorder eller rutin. Den kommer då att betraktas som en avvikelse i översikter och rapporter.
• Via bearbetningen "Dokumentinsikt" med LAFT Proff - hitta avvikelser i dokument.

Samma objekt – en arbetsorder – beter sig olika beroende på var det kommer ifrån.

• Från checklistan får arbetsordern ett eget fält för TG, återskrivning till internkontrollen och checklistan, samt texten "Avvikelse på checklista" som en del av uppgiftstexten.
• Från menyn Uppgifter: när du skapar en manuell arbetsorder har du bara möjlighet att ange vilken typ av åtgärd som utgör en avvikelse.
• För avvikelser som upptäcks via LAFT Proff får arbetsordern automatiskt åtgärdstypen Avvikelse, samt spårbarhet till dokumentet.

Handlingsplaner har ingen åtgärdstyp – de har en villkorsnivå . Det betyder att LAFT har två separata sätt att markera en avvikelse:

• På en arbetsorder: åtgärdstyp som du har definierat som en avvikelse
• På en handlingsplan: TG2 eller TG3 från en checklista eller IK-byggnad
  

Checklistan finns på uppgiften.

En checklista är inte en separat uppgiftstyp. Den är kopplad till en rutin eller arbetsorder och fylls i när uppgiften utförs.

Vi rekommenderar att du kopplar checklistor till rutiner. På så sätt kan du slå samman flera kontrollpunkter till en återkommande uppgift, istället för att skapa många individuella uppgifter.

Arbetsorder eller handlingsplan?

Båda kan skapas från en fråga i en checklista. Valet handlar om tidshorisont.

• Välj arbetsorder när avvikelsen ska åtgärdas relativt snabbt.
• Välj en handlingsplan när arbetet är en del av en mer långsiktig underhållsplan. Detta gör att du kan sätta en budget och fördela kostnaden över ett antal år. Du kan skapa tillhörande arbetsordrar inom handlingsplanen. Läs mer här .
  

Tillståndsnivån följer källan

Det här är den punkt som oftast orsakar förvirring, så det är värt att läsa noggrant.

När en arbetsorder skapas från en checklistafråga med en villkorsnivå, inkluderas TG:n i arbetsordern tillsammans med de andra svarsalternativen för frågan, t.ex. kommentar och kostnad. Du kan revidera villkorsnivån direkt i arbetsordern. Ändringen loggas och syns nästa gång checklistan fylls i.

Om du skapar en helt ny arbetsorder från Uppgifter i huvudmenyn kommer fältet för villkorsnivå inte att vara tillgängligt. I så fall kan uppgiften bara ha en åtgärdstyp.

Kort sagt: varifrån uppgiften kommer avgör vad den kan göra.

Du måste själv definiera typen av åtgärd.

En åtgärdstyp är en typ av kategori som du tilldelar en uppgift, till exempel Operation eller Avvikelse. Som ny kund har du tillgång till några standardtyper, och du kan skapa dina egna.

Du bestämmer vilka åtgärdstyper som ska representera en avvikelse. Du gör detta i drift- och underhållsinställningarna. Utan detta val kommer dina avvikelser inte att visas korrekt på översiktssidan eller i Insikter.

Läs mer

• Hur man skapar en ny arbetsorder på webben
• Rutiner i LAFT
• Avvikelsehantering
• Arbetsordrar och handlingsplaner från checklistor
• Handlingsplaner