Använda Visma med LAFT-uthyrning (privat)
Table of Contents
I hyresmodulen i LAFT finns det två olika sätt att överföra fakturadata till Visma Enterprise; via flat file eller via Web Service. Användning av flat file ingår i prenumerationen på hyresmodulen, medan anslutning via Web Service är en tilläggstjänst.
Platt fil
Installation
Oavsett vilken lösning du väljer finns det några saker som behöver vara på plats först.
För att överföra korrekt fakturaunderlag till Visma via flatfil måste följande information matas in i LAFT, och detta måste matcha det du redan har i Visma:
- Klient-ID
- Produktkoder (artikelnummer) för hyra och eventuella hyrestillägg
- Fullständigt personnummer/D-nummer för alla hyresgäster
För att mata in all denna information i LAFT kommer du att få en importfil skickad till oss från din kontaktperson. Kontakta support@laft.io om du vill ha en importfil skickad till dig, eller ladda ner den här .
Om du behöver lägga till något manuellt senare kan du läsa här hur du gör det.
Klient-ID:
För att lägga till ett klient-ID, gå till Inställningar i hyresmodulen och välj fliken "Fakturering". Scrolla sedan längst ner på sidan till "Här kan du skapa nya klient-ID:n". Fyll i ID:t och beskrivningen och klicka på "Lägg till nytt".
Produktkoder:
Produktkoder finns också i fliken "Fakturering" i Inställningar i hyresmodulen. Om du scrollar ner lite på sidan får du en översikt över alla produktkoder som redan är inmatade i systemet, och du kan lägga till nya under denna tabell. Ange produktkoden som matchar artikelnumret i Visma och en beskrivning, till exempel "Ström". Klicka sedan på "Lägg till ny". När du ska använda denna produktkod som ett tillägg till ett hyresavtal måste du först redigera hyresobjektet och hämta det där, innan du lägger till det i det aktuella hyresavtalet. Alternativt kan du koppla alla produktkoder till hyresobjekt via sidan för Administration av hyresobjekt:
Använda:
När du har angett all nödvändig information från Visma i LAFT är du redo att börja skicka fakturor. Se separata instruktioner för hur du fakturerar i LAFT .
Webbtjänst (integration)
|
Vill du använda den här integrationen? Det tillkommer en uppläggningsavgift + ett litet tillägg till deras årslicens. Kontakta oss på cs@laft.io så hjälper vi dig att komma igång! |
För er som vill använda Web Service måste ni även beställa installation av denna integration från Visma. Om ni inte har detta, kontakta Visma och begär en offert för "ws_fakturagrunnlag". Ett möte kommer då att bokas in med er, representanter från Visma och representanter från LAFT som kommer att sätta upp integrationen.
För att överföra korrekt fakturaunderlag till Visma via Web Service måste följande information anges i LAFT:
På hyresfastigheter:
- Klient-ID
- Produktkoder (artikelnummer) för hyra och eventuella hyrestillägg
På hyresgäster:
- Fullständiga personnummer för alla hyresgäster
- Organisationsnummer för organisationer
Alla dessa måste matcha den befintliga konfigurationen i Visma.
För Visma Web Service kan du även ange kontoplaner. Varje kontoplan representerar en redovisningsdimension. En redovisningsdimension måste vara unik.
OBS! Du behöver bara ange detta om du vill att fakturaunderlaget från LAFT ska åsidosätta den konfiguration du har för hyresgästen och/eller produktkoden i Visma.
För att mata in all denna information i LAFT kommer du att få en av våra importfiler skickade från din kontaktperson. Om du behöver lägga till något manuellt i efterhand kan du läsa igenom det här .
Använda:
Se separata instruktioner för hur du fakturerar hyra i LAFT .
Varningstrianglar på fakturabasis:
Om fakturaunderlaget är markerat med en röd varningstriangel betyder det att det saknas information om hyresavtalet/hyresgästen, vilket i sin tur innebär att det inte kommer att kunna överföras till Visma. Om du håller muspekaren över denna triangel ser du information om vad som saknas, och om du klickar på den får du möjlighet att ange den saknade informationen. När du har gjort detta försvinner varningstriangeln och fakturaunderlaget är klart för överföring.
Om du försöker överföra fakturadata och det av någon anledning misslyckas, hittar du det under "Fakturadata med felmeddelanden". Här kan du se orsaken till att det misslyckades. När detta har åtgärdats kan du överföra fakturadata.
Under "Tidigare överföringar" kan du se rapporter baserade på fakturor som har skickats till Visma.
Översikt över fält i LAFT jämfört med Visma Enterprise
Privatperson
De gröna rutorna nedan visar vilka fält som kan fyllas i för en privatperson och som kommer att synas i Visma:
- Födelsenummer
- Referens (kontaktinformation)
- Extern referens
- Profil i det finansiella systemet
Organisation
De gröna rutorna nedan visar vilka fält som kan anges i organisationen och som kommer att synas i Visma:
- Organisationsnummer
- Extern referens
- Profil i det finansiella systemet
Visma
När du visar mer information:
Fakturan kommer att se ut ungefär så här (layout och vilka fält som ska inkluderas/inte inkluderas kan hanteras i Visma):
