Ekstrafakturering

Ekstrafakturering kan brukes når du trenger å fakturere leietaker for noe utenom den vanlige husleien. Typiske eksempler er hærverk, ny nøkkel, rengjøring eller andre tilleggskostnader som ikke er løpende.

+ Vis flere

Innhold

Slik oppretter du en ekstrafaktura Rediger eller slett et fakturagrunnlag Behandle og godkjenne fakturaen Historikk Tips 💡

OBS! Løsning for ekstrafakturering vil i første omgang kun være tilgjengelig for kunder med med Visma-integrasjonen, hvor fakturagrunnlag overføres via API-et.

Du finner funksjonen under Utleie > Husleie/Økonomi > Ekstrafakturering.

Slik oppretter du en ekstrafaktura

1. Gå til Ekstrafakturering
Naviger til Husleie i menyen og velg Ekstrafakturering. Du ser en oversikt over alle ekstra-fakturagrunnlag som er opprettet.

2. Opprett nytt fakturagrunnlag
Klikk på Nytt fakturagrunnlag øverst til høyre.

3. Fyll inn fakturadetaljene
Et skjema åpnes med følgende felter:

Leietaker (obligatorisk): Velg leietakeren du vil fakturere.
Leieobjekt: Velg leieobjektet om det er relevant. Dette feltet er valgfritt. Adresse satt på leieobjekt vil følge med som en del av beskrivelsen, og vises i Visma.
Fakturatekst: Dette feltet er for internbruk, som et notatfelt, og vil ikke bli med på fakturaen til leietaker.
Forfallsdato: Sett dato for når fakturaen forfaller.
Status: Settes automatisk til «Opprettet».

4. Legg til fakturalinjer

Under «Ny linje» legger du til én og én post:

Beskrivelse: Beskriv hva fakturalinjen gjelder, for eksempel «Hærverk» eller «Ny nøkkel». Denne teksten vil følge med på fakturaen til leietaker.
Antall: Antall enheter (standard er 1).
Pris: Beløp i kroner.
Produktkode og MVA-kode: Velg fra nedtrekkslisten. Dette er påkrevd, og må fylles ut for at overføringen til Visma skal fungere.

Klikk + Legg til linje for å legge til posten. Du kan legge til så mange linjer du trenger. Fakturalinjer vises i en tabell nederst i skjemaet, med beløp og totalt.

Prioriteringsrekkefølge for fakturaadresse:

Kontaktperson (høyest prioritet)
Hvis det er registrert en adresse på kontaktpersonen, og du har huket av for at denne skal brukes på faktura, velges den.
Leietaker
Hvis det ikke er satt adresse via kontaktperson, brukes adressen som er registrert direkte på leietakeren.
Bygget (fallback)
Er det heller ingen adresse på leietakeren, hentes adressen automatisk fra bygget som leieobjektet tilhører.

Systemet går altså nedover denne listen og bruker den første adressen det finner.

5. Opprett fakturagrunnlaget

Klikk Opprett når du er ferdig. Fakturagrunnlaget vises nå i oversikten med status «Opprettet».

Rediger eller slett et fakturagrunnlag

I oversikten kan du klikke på menyikonet (☰) til høyre for en rad. Du får da valget:

Vis: Se detaljene for fakturagrunnlaget.
Rediger: Gjør endringer før fakturaen behandles.
Slett: Slett fakturagrunnlaget.

Du kan også åpne fakturaen direkte ved å klikke på ID-nummeret.

Behandle og godkjenne fakturaen

Når fakturagrunnlaget er opprettet, kan du endre statusen direkte i detaljvisningen. Klikk på fakturaen, velg ønsket status i nedtrekkslisten nederst, og klikk Oppdater.

For å sende over grunnlaget til Visma huker du av på valgte fakturagrunnlag, klikk på Handlinger over tabellen, og velg Overfør til Visma. Grunnlagene vil så legge seg i fane Historikk og Tidligere overføringer.

Historikk

Under fanen Historikk finner du en oversikt over alle behandlede ekstrafakturaer, med status, beløp og dato. Her kan du også endre status eller slette flere fakturaer samtidig.

Tips 💡

Du kan legge til flere fakturalinjer på én og samme faktura. Nyttig hvis du for eksempel fakturerer for både hærverk og ny nøkkel i samme hendelse.
Leieobjekt er valgfritt. Fakturaen kan knyttes til leietakeren alene, uten å spesifisere et bestemt objekt.
Fakturagrunnlag med status «Opprettet» vises under Fakturagrunnlag-fanen. Behandlede fakturaer finner du under Historikk.