Når du skal sette frekvens (intervall) på rutiner har du mulighet til å bruke de predefinerte forslagene fra systemet, eller opprette en helt egen tidsplan som skal gjelde for rutinen.

Ved opprettelse av nye rutiner går du til fane Frist. 
Ved behandling av eksisterende rutiner vil feltene vises på oversiktssiden når du går til behandling av oppgaven:

Her får du opp alle valgene for tidsplanen, og kan fylle ut følgende informasjon:

• Aktiveringsdato: Påkrevd. Datoen rutinen begynner å gjelde.
   
• Deaktiveringsdato: Valgfritt! La stå tom hvis rutinen skal være aktiv på ubestemt tid. Kan f.eks. brukes første året på et nytt bygg, hvor noe skal sjekkes og kontrolleres oftere enn når bygget er i normal drift. Brukes hvis rutinen er midlertidig.
   
• Frekvens: Du kan velge mellom de predefinerte intervallene i systemet, eller lage en helt egen tidsplan ved å klikke på “Tilpasset tidsplan”. 
  • Ved “Daglig” kan du velge om rutinen skal gjøres hver dag, hver 2. dag, hver 5. dag osv.
  • Ved “Ukentlig” kan du vise dager i en ukesvisning, og velge hvilke(n) dag i uken rutinen skal falle på ved å klikke på dem. Du kan også stille inn om den f.eks. skal gjelde for hver uke, hver 2. uke osv.
    
  • Ved “Månedlig” kan du velge ut nøyaktige dager i måneden som rutinen skal falle på. Du kan velge om du ønsker å stille inn frekvensen for dag i måneden (f.eks. den 1. hver måned), eller dag i uken (f.eks. den tredje tirsdagen hver 3. måned). 
    Du kan også stille inn om det skal være hver måned, eller hver 3. måned som i eksempelet under:
    
  • Ved “Årlig” kan du velge om rutinen skal gjørs årlig, hvert 2. år, hvert 5. år osv.
     
• Helligdager: Her kan du velge om rutinen skal utføres på helligdager, flaggdager (norske og svenske) eller ikke. Som standard vil helligdager og flaggdager hoppes over.
   
• Konflikter: Som standard vil ikke rutiner falle på helger, helligdager eller flaggdager. Du kan allikevel velge at rutinen skal kunne utføres disse dagene her. Hva som skal se om rutinen faller på en slik dag, avgjør du i neste steg - ved konflikt. 
   
• Ved konflikt: Her kan du velge hva som skal gjøres dersom det oppstår en konflikt. En konflikt kan f.eks. være om rutinen faller på en helligdag, og du har valgt i oppsettet at rutinen ikke skal gjøres på helligdager. Du kan velge å ignorere konflikten (gjøre ingenting, og rutinen må utføres selvom det er på en helligdag), flytte fristen til forrige arbeidsdag (til siste virkedag før konflikten), eller flytte den til neste arbeidsdag (første virkedag etter konflikten). Du kan også velge å hoppe over fristen.
  
   
• Aktivert: Vises etter at en rutine er opprettet, ved behandling på web. 
  Du kan huke bort denne dersom du ønsker å deaktivere rutinen. Den vil ikke bli arkivert og fjernes totalt, men bli deaktivert og ligge i en slags dvale. Du kan enkelt se om en rutine er aktivert eller ikke i oversikten ved at det vises en strek gjennom frekvensen, som dette:
  I AO-oversikten vil det stå i rød skrift om en rutine er deaktivert/avsluttet:
   
• Påminnelse: Du kan sette opp hvor mange dager før fristen varsel for rutinen skal sendes. Det er et standard varslingsmønster i LAFT som følges dersom du ikke endrer noe her. Se eget avsnitt om dette lenger ned i denne veiledningen (Påminnelse og regler rundt fornyelse av rutiner).
   
• Du kan også velge å legge til sesong. Dette er supert å gjøre på rutiner som kun skal gjelde for deler av året, så være i en slags “dvale” i en periode, for så å starte opp igjen.
  Du kan opprette en sesong som f.eks. heter “Gressklipping om sommeren”, og sette periode for denne fra mai til september. Utenfor sesongen vil rutinen ligge i “dvale” og ikke sende varslinger.

Når rutinen behandles vil all info om tidsplanen vises slik på web (på app ser man kun om det er en rutine + frist):

De ulike “flisene” på siden (Informasjon om arbeidsordre, Rutine, Utførere, Andre innstillinger o.l.) kan flyttes rundt ved behov. Du har dermed muligheten til lage et tilpasset oppsett for dere. Les mer om dette her: Behandle en arbeidsordre/rutine på web.

Når en sjekklistemal er opprettet, kan du opprette en rutine med den for å sette på frist, intervall, samt tildele til riktig person(er) - direkte fra sjekklistemodulen! Det gjøres fra oversiktssiden over sjekklistemaler, eller inne i redigeringsmodus på en sjekklistemal. 
Obs! Sjekklistemalen må være tilgjengelig i modul Drift og vedlikehold for å ha denne muligheten (se bilde under).
Admin og forvalter har tilgang til å opprette rutiner fra sjekklistemaler.

Når du klikker på “Opprett rutine” får du opp en modal hvor du må velge objekttype rutinen skal opprettes for (eiendom, bygning..), samt hvilken av kategoriene deres rutinen skal legge seg i (i Brannbok eller Rutiner):

Når du så går til behandling av rutinen vil det komme tydelig frem at den er opprettet via Sjekklistemal-funksjonen:

MERK at en rutine må ha en tidsplan for å kunne kopieres.

Du kan kopiere rutiner på to måter:

• En og en rutine:
  • Dersom du ønsker å ha den aktuelle rutinen på flere bygg (eller annet objekt av samme type som du har opprettet denne rutinen på), kan du kopiere den. Klikk på de tre strekene til høyre på rutinen og så “Kopier”

Du kan da velge ett eller flere objekter du ønsker å kopiere rutinen til, og du kan velge om ansvarlig utfører og eventuelle underoppgaver skal følge med.

• Kopiere alle rutiner på ett bygg til et eller flere bygg (Kun for administrator!):
  • Dersom du har et nytt bygg som du ønsker å få på plass rutiner på, kan du spare en del tid ved å kopiere rutiner fra et bygg som allere har dette på plass. Slik går du frem:
    Finn bygget du vil kopiere rutiner fra i Bygningsoversikten (under Administrasjon > Bygninger), og klikk “Rediger”:
    
    Scroll ned til modal “Kopier rutiner”. Her kan du velge ett eller flere bygg du ønsker å kopiere alle rutiner på bygget du nå redigerer. Du kan velge om du vil kopiere kun rutiner, kun brannrutiner eller alt. Du kan også velge om du ønsker å kopiere ansvarlig utførere. Kopierer du ikke utførere, må du senere finne rutinene på byggene du har kopiert til, for å tildele rutinene til en eller flere utførere.

Den enkleste måten å finne alle rutiner som mangler utfører, slik at du får tildelt disse, er via Innboksen i DV-modulen.
Eventuelt kan du også finne rutinene i AO-oversikten, ved å bruke avansert søk. Der kan du filtrere på oppgavetype (Rutiner), samt dato for opprettelse. Da vil du få opp alle rutiner som er opprettet i dag (eller ønsket dag):

Ved å ha flere masterbygg kan du enkelt kopiere et rutineoppsett over til ett eller flere bygg. Vi anbefaler å ha ett masterbygg per bygningstype (skoler, administrasjonsbygg..), fordi oppsettet for rutiner ofte vil variere ut fra bygningstype. 

• Gå gjennom og tilpass sjekklistemaler dere ønsker å ha rutiner på (selve rutinene kan opprettes senere, ellers kan du opprette rutinen rett fra sjekklistemalen).
  • Hvordan opprette sjekklistemaler
• Lag et Rutinebygg/Masterbygg innenfor hver bygningstype (pass på bygningstilganger her, og at bare utvalgte som skal jobbe med oppsettet hos dere får tilgang).
• Opprett rutiner og brannrutiner på Rutinebyggene. Opprett kategorier som dere kan legge rutinene i. 
  • Rutiner i LAFT
  • Hvordan bruke Brannboka
• Kopier rutinene fra Rutinebygget til ønskede bygg innenfor bygningstypen (eget avsnitt om kopiering av rutiner lenger opp i denne veiledningen).
• Tildel rutinene til rett(e) person(er). Det gjøres på én av to måter:
  • Tildel via arbeidsordreoversikten. Ved å stille inn filteret riktig, kan du få opp rutinene du vil tildele:

•  Tildel via innboksen. Innboksen er en samleside for "uferdige" saker. Altså saker som mangler enten frist og/eller utfører. Ved å velge å vise nyeste saker øverst i tabellen, kan dere tildele direkte her. Du kan bruke filteret øverst for å filtrere på objekttyper og objekter:
• Når dere har tildelt, kan dere få oversikt over det ferdige oppsettet inne på henholdsvis Brannboka og Rutiner. Dere kan også se det i arbeidsordreoversikten. Det vil helt sikkert ligge igjen noe gammel moro som kan arkiveres nå som dere har laget et nytt oppsett. Dersom dere f.eks. ønsker å se Brannrutinene på ett bygg, og ikke ønsker å gå via Brannboka, kan dere gjøre slik:

Det avanserte søket i AO-oversikten er altså gull verdt for å få oversikt over det dere leter etter.

OBS! Vi jobber med en ny varslingsløsning, hvor administrator kan sette opp et eget varslingsmønster gjeldende for dere. Dette er estimert ferdigstilt ila. Q2 2026. Se roadmap for planlagt videreutvikling her. 

Påminnelser

Påminnelse om en rutine varierer utifra intervallet på rutinen:

< 7 dager til forfall (daglig rutine): Ingen påminnelse.
7 til 13 dager til forfall (ukentlig rutine): Påminnelse DAGEN FØR.
14 til 29 dager til forfall (halv-ukentlig rutine): Påminnelse 2 DAGER FØR.
Øvrig: Påminnelse 1 UKE FØR.
Hvis forhåndsdefinert kalender (flaggdager o.l.): Påminnelse 1 DAG FØR
Påminnelse blir alltid sendt pr epost kl. 07:00.
 

Når fornyes en rutine?

Når en rutine blir utført, vil den stå som grønn (status Utført) frem til den satte fristen på rutinen. Den vil først bli fornyet (altså få ny frist og bli hvit igjen) kl. 22:00 samme dag som fristen går ut.
Det betyr at dersom du utfører en årlig rutine en uke før fristen, blir den stående som utført helt til dagen for den opprinnelige fristen.