När du ställer in frekvensen (intervallet) för rutiner har du möjlighet att använda de fördefinierade förslagen från systemet, eller skapa ditt eget schema som gäller för rutinen.

När du skapar nya rutiner, gå till fliken Deadline .
När du bearbetar befintliga rutiner kommer fälten att visas på översiktssidan när du går till att bearbeta uppgiften:

Här ser du alla alternativ för schemat, och du kan fylla i följande information:

• Aktiveringsdatum: Obligatoriskt. Datumet då rutinen börjar gälla.
  
• Avaktiveringsdatum : Valfritt! Lämna tomt om rutinen ska vara aktiv på obestämd tid. Kan till exempel användas under det första året av en ny byggnad, där något behöver kontrolleras och styras oftare än när byggnaden är i normal drift. Används om rutinen är tillfällig.
  
• Frekvens : Du kan välja mellan de fördefinierade intervallen i systemet, eller skapa ditt eget schema genom att klicka på "Anpassat schema".
  • Vid ” Dagligen ” kan du välja om rutinen ska göras varje dag, varannan dag, var femte dag osv.
  • Med " Veckovis " kan du visa dagar i en veckovy och välja vilken/vilka veckodag(ar) rutinen ska infalla på genom att klicka på dem. Du kan också ställa in om den ska gälla varje vecka, varannan vecka osv.
    
  • Med " Månadsvis" kan du välja exakt vilka dagar i månaden rutinen ska inträffa. Du kan välja om du vill ställa in frekvensen för månadens dag (t.ex. den 1:a i varje månad) eller veckodagen (t.ex. den tredje tisdagen var tredje månad).
    Du kan också ställa in om det ska vara varje månad eller var tredje månad som i exemplet nedan:
    
  • Vid " Årlig " kan du välja om rutinen ska göras årligen, vartannat år, vart femte år osv.
    
• Helgdagar : Här kan du välja om rutinen ska utföras på helgdagar, flaggdagar (norska och svenska) eller inte. Som standard hoppas helgdagar och flaggdagar över.
  
• Konflikter : Som standard körs inte rutiner på helger, helgdagar eller nationella helgdagar. Du kan fortfarande välja att tillåta rutinen att köras på dessa dagar här. Vad du ska göra om rutinen körs på en sådan dag bestäms i nästa steg - vid konflikt.
  
• Vid konflikt : Här kan du välja vad du ska göra om en konflikt uppstår. En konflikt kan till exempel vara om rutinen infaller på en helgdag och du har valt i inställningarna att rutinen inte ska utföras på helgdagar. Du kan välja att ignorera konflikten ( gör ingenting, och rutinen måste utföras även om den är på en helgdag), flytta deadline till föregående arbetsdag (till den sista arbetsdagen före konflikten) eller flytta den till nästa arbetsdag (första arbetsdagen efter konflikten). Du kan också välja att hoppa över deadline.
  
  
• Aktiverad : Visas efter att en rutin har skapats vid bearbetning på webben.
  Du kan avmarkera detta om du vill inaktivera rutinen. Den kommer inte att arkiveras och tas bort helt, utan kommer att inaktiveras och ligga i ett slags viloläge. Du kan enkelt se om en rutin är aktiverad eller inte i översikten genom en linje som visas genom frekvensen , så här:
  I AO-översikten kommer det att skrivas med rött om en rutin har inaktiverats/avslutats:
  
• Påminnelse : Du kan ställa in hur många dagar före deadline som aviseringen för rutinen ska skickas. Det finns ett standardaviseringsmönster i LAFT som följs om du inte ändrar något här. Se separat avsnitt om detta längre ner i den här guiden ( Påminnelse och regler kring förnyelse av rutiner ).
  
• Du kan också välja att lägga till en säsong . Detta är utmärkt för rutiner som bara gäller delar av året, så de går in i ett slags "dvala" under en period och börjar sedan om igen.
  Du kan skapa en säsong som heter till exempel "Sommarklippning" och ställa in perioden för detta från maj till september. Utanför säsongen kommer rutinen att vara i "dvala" och skicka inga aviseringar.

När rutinen är bearbetad kommer all information om schemat att visas så här på webben (i appen ser du bara om det finns en rutin + deadline):

De olika ”panelerna” på sidan (information om arbetsuppdrag, rutin, utövare, andra inställningar etc.) kan flyttas runt efter behov. Detta ger dig möjlighet att skapa en anpassad layout för dig själv. Läs mer om detta här: Hantera en arbetsuppdrag/rutin på webben .

När en checklistamall har skapats kan du skapa en rutin med den för att ställa in en deadline, ett intervall och tilldela rätt person(er) – direkt från checklistamodulen! Detta görs från checklistamallens översiktssida eller i redigeringsläge på en checklistamall.
Obs: Checklistamallen måste finnas tillgänglig i modulen Drift och underhåll för att det här alternativet ska finnas tillgängligt (se bilden nedan).
Administratör och chef har åtkomst att skapa rutiner från checklistamallar.

När du klickar på ”Skapa rutin” ser du en modal där du måste välja den objekttyp som rutinen ska skapas för (fastighet, byggnad, etc.), samt vilken av deras kategorier rutinen ska falla under (i Brannbok eller Rutiner):

När du sedan går till att redigera rutinen kommer det att vara tydligt att den skapades via funktionen Checklistamall:

OBSERVERA att en rutin måste ha ett schema för att kunna kopieras.

Du kan kopiera rutiner på två sätt:

• Rutin en efter en :
  • Om du vill ha den aktuella rutinen på flera byggnader (eller andra objekt av samma typ som det du skapade rutinen på) kan du kopiera den. Klicka på de tre raderna till höger om rutinen och sedan på "Kopiera".

Du kan sedan välja ett eller flera objekt som du vill kopiera rutinen till, och du kan välja om den ansvariga utföraren och eventuella deluppgifter ska inkluderas.

• Kopiera alla rutiner på en byggnad till en eller flera byggnader (endast administratör!) :
  • Om du har en ny byggnad där du vill införa rutiner kan du spara mycket tid genom att kopiera rutiner från en byggnad som redan har dessa på plats. Så här går du tillväga:
    Hitta byggnaden du vill kopiera rutiner från i byggnadsöversikten (under Administration > Byggnader) och klicka på "Redigera":
    
    Scrolla ner till modalfönstret ”Kopiera rutiner”. Här kan du välja en eller flera byggnader från vilka du vill kopiera alla rutiner på den byggnad du just nu redigerar. Du kan välja om du bara vill kopiera rutiner, bara brandrutiner eller allt. Du kan också välja om du vill kopiera ansvariga utförare. Om du inte kopierar utförare måste du senare hitta rutinerna på de byggnader du har kopierat till, för att tilldela rutinerna till en eller flera utförare.

Det enklaste sättet att hitta alla rutiner som saknar artister, så att du kan tilldelas dem, är via inkorgen i DV-modulen.
Alternativt kan du hitta rutinerna i AO-översikten genom att använda avancerad sökning. Där kan du filtrera efter uppgiftstyp (Rutiner) samt skapandedatum. Detta visar alla rutiner som skapades idag (eller önskad dag):

Genom att ha flera huvudbyggnader kan du enkelt kopiera en rutinkonfiguration till en eller flera byggnader. Vi rekommenderar att du har en huvudbyggnad per byggnadstyp (skolor, administrativa byggnader etc.), eftersom konfigurationen för rutiner ofta varierar beroende på byggnadstypen.

• Granska och anpassa checklistamallar som du vill ha rutiner på (själva rutinerna kan skapas senare, eller så kan du skapa rutinen direkt från checklistamallen).
  • Hur man skapar checklistamallar
• Skapa en rutinbyggnad/huvudbyggnad inom varje byggnadstyp (var noggrann med byggnadsåtkomst här, och se till att endast utvalda personer som kommer att arbeta med layouten på din plats har åtkomst).
• Skapa rutiner och brandrutiner på rutinbyggnader. Skapa kategorier som du kan placera rutinerna i.
  • Rutiner i LAFT
  • Hur man använder Firebook
• Kopiera rutinerna från Rutinbyggnaden till önskade byggnader inom byggnadstypen (se separat avsnitt om kopiering av rutiner längre upp i den här guiden).
• Tilldela rutinerna till rätt person(er). Detta görs på ett av två sätt:
  • Tilldela via arbetsorderöversikten . Genom att ställa in filtret korrekt kan du visa de rutiner du vill tilldela:

• Tilldela via inkorgen. Inkorgen är en samlingssida för "oavslutade" ärenden. Det vill säga ärenden som saknar antingen en deadline och/eller en utförare. Genom att välja att visa de nyaste ärendena högst upp i tabellen kan du tilldela direkt här. Du kan använda filtret högst upp för att filtrera efter objekttyper och objekt:
• När du har tilldelat kan du få en översikt över den färdiga layouten i Brandboken respektive Rutinerna. Du kan också se den i arbetsorderöversikten. Det kommer säkerligen att finnas en del gammalt roligt kvar som kan arkiveras nu när du har skapat en ny layout. Om du till exempel vill se brandrutinerna för en byggnad och inte vill gå via Brandboken kan du göra så här:

Den avancerade sökningen i AO-översikten är därför guld värd för att få en överblick över vad du letar efter.

OBS! Vi arbetar med en ny aviseringslösning där administratören kan skapa ett separat aviseringsmönster som är tillämpligt för dig. Detta beräknas vara klart under andra kvartalet 2026. Se färdplanen för planerad vidareutveckling här .

Påminnelser

Påminnelsen för en rutin varierar beroende på rutinens intervall:

< 7 dagar till förfallodatum (daglig rutin): Ingen påminnelse.
7 till 13 dagar till förfallodatum (veckorutin): Påminnelse DAGEN FÖRE.
14 till 29 dagar till förfallodatum (halvveckovis rutin): Påminnelse 2 DAGAR FÖRE.
Övrigt: Påminnelse 1 VECKA FÖRE.
Om fördefinierad kalender (flaggdagar etc.): Påminnelse 1 DAG FÖRE
Påminnelse skickas alltid via e-post klockan 07:00.

När förnyas en rutin?

När en rutin körs kommer den att vara grön (status Avslutad) tills deadline är satt för rutinen. Den kommer bara att förnyas (dvs. få en ny deadline och bli vit igen) klockan 22:00 samma dag som deadline löper ut.
Det betyder att om du utför en årlig rutin en vecka före deadline, kommer den att förbli som utförd fram till den ursprungliga deadline-dagen.