Fakturering och kreditering i LAFT
LAFT Utleie är inte ett bokföringssystem i sig, utan låter dig ladda ner eller överföra fakturadata för dina hyresrelationer till det bokföringssystem du använder. Den här guiden går igenom hur du skapar och laddar ner fakturadata.
Table of Contents
Skapande av fakturaunderlag
| Om ett fakturaunderlag skapas för ett hyresavtal, och det har skett en förändring av hyran under faktureringsperioden (t.ex. på grund av reglering), kommer det att skapas som två separata fakturaunderlag i LAFT. Dessa två kan senare konsolideras i ekonomisystemet, så att kunden/mottagaren endast får en faktura med flera rader. |
Automatisk skapande
Vid LAFT-uthyrning är standarden månadsfakturering. Om du har ett hyresförhållande som du inte vill ska faktureras med månadsintervall bestämmer du detta inom hyresfastigheten. Läs mer om fakturering med andra intervall än månadsintervall längre ner i guiden.
För att konfigurera automatisk fakturagenerering, gör följande:
Gå till Inställningar i huvudmenyn till vänster och sedan Fakturering i den översta flikraden.
I inställningarna kan du ställa in vilken dag i månaden nya fakturaunderlag ska skapas automatiskt. Du väljer också om du som standard ska fakturera för innevarande månad eller nästa månad. När du har konfigurerat detta skapas fakturaunderlag automatiskt varje månad på den dag du har valt. Här kan du också ange en e-postadress som automatiskt tar emot fakturaunderlag när de är godkända.
Manuell skapande
Om du inte vill att fakturabaser ska skapas automatiskt, eller om du vill fakturera utanför detta, kan du skapa fakturabaser manuellt. Du kan antingen skapa baser i bulk, eller skapa dem för enskilda hyresavtal. Nedan kommer jag att gå igenom de olika sätten:
Massgenerering av fakturaunderlag manuellt
Gå till Hyra och fakturaunderlag i huvudmenyn till vänster. Här måste du välja den period du vill skapa ett fakturaunderlag för högst upp i filtret. Du har också flera filtreringsalternativ.
OBS! Om du inte filtrerar på något annat än period skapas ett fakturaunderlag för alla fakturerbara (aktiva) hyresavtal för den valda perioden. 
- Period : Skapar ett fakturaunderlag för alla fakturerbara hyror inom den valda perioden.
- Hyresfastigheter : Här kan du välja en, flera eller alla hyresfastigheter. Ett fakturaunderlag skapas för alla valda hyresfastigheter som har en fakturerbar hyresperiod inom den valda perioden.
- Privatpersoner : Här kan du välja en, flera eller alla privatpersoner. Ett fakturaunderlag skapas för alla valda privatpersoner som har ett fakturerbart hyresavtal inom den valda perioden.
- Organisationer : Här kan du välja en, flera eller alla organisationer. Ett fakturaunderlag skapas för alla valda organisationer som har ett fakturerbart leasingavtal inom den valda perioden.
- Faktureringsintervall : Här kan du skapa ett fakturaunderlag för hyresfastigheter baserat på det faktureringsintervall de är konfigurerade att ha. Intervallet kan ändras inom själva hyresfastigheten genom att redigera det, eller via sidan Administration av hyresfastigheter. Ett fakturaunderlag skapas för fastigheter med valt intervall och inom den valda perioden.
- Hyresfastighetstyp : Här kan du skapa ett fakturaunderlag för hyresfastigheter baserat på deras typ. Du kan välja en eller flera. Ett fakturaunderlag skapas för alla hyresfastigheter som har ett aktivt hyresavtal inom den valda perioden.
- Hyresobjekt markerat som uthyrning? Här kan du till exempel skapa ett underlag endast för objekt du har flaggat som uthyrning i systemet.
- Tillåt dubbletter (kryssruta): Du kan köra en testkörning för att se om det finns ett befintligt underlag för någon av de hyresfastigheter du vill extrahera ett fakturaunderlag för. Du ser hur många på höger sida av skärmen. Om du vill tillåta att dubbletter skapas måste du markera rutan "tillåt dubbletter". Annars är standardinställningen att om det finns en överlappning på ett datum kommer underlaget att registreras som ett dubblett och kommer inte att skapas.
Skapa fakturaunderlag för ett enskilt hyresavtal manuellt
Via sidan för massskapande (ovan): Du väljer helt enkelt perioden i filtret och markerar rutan för den enskilda hyresgästen i filtret Privatpersoner eller Organisationer.
Via den enskilda hyresrätten: Navigera till hyresrätten och klicka på hyresgästens namn. Detta öppnar en meny till höger där du ser olika alternativ för hyresrätten. Klicka på ”Skapa nytt fakturaunderlag”.
Välj start- och slutdatum för fakturaunderlaget i fönstret som nu visas på skärmen och klicka på Skapa. 
Nu hittar du fakturaunderlaget under Ekonomi > Fakturering för vidare bearbetning.
Hur man fakturerar
Alla skapade fakturabaser finns i huvudmenyn till vänster under Ekonomi > Fakturering: 
Om du vill se vad fakturaunderlaget innehåller kan du klicka på ID-kolumnen. Du ser då vilken period fakturaunderlaget gäller, samt eventuella ytterligare avgifter som ingår: 
För att ladda ner en faktura, avmarkera de fakturabaser du vill skicka ut, scrolla ner till botten av sidan, och här har du flera alternativ baserat på vilken typ av integration du har med ditt ekonomisystem. Om du inte har konfigurerat några integrationer mellan ditt ekonomisystem och LAFT, använd knappen Ladda ner. Detta visar en rullgardinsmeny där du kan välja vilket filformat du vill ha.
Om du vill överföra fakturadata från LAFT via en aktiv integration med ett redovisningssystem kan du se mer information om hur du använder det här .
Översikt över historik
I fliken Historik kan du hålla koll på tidigare godkända och/eller överförda fakturaunderlag. 
Här kan du klicka i Statuskolumnen om du vill se mer information om aktuellt underlag: 
Du kommer då att se mer information om fakturaunderlaget som godkänts/överförts, kunna se och ändra status, se händelseloggen och bearbeta (radera) det. 
Valen ovanför tabellen
Ändra status för valda:
Här kan du markera en eller flera rutor och ändra statusen. Detta är bra för överblickens skull, om du vill uppdatera om till exempel en kund har betalat.
Ta bort markerade:
Om du vill radera historiken kan du göra det här. Du kommer att få upp en ruta där du måste bekräfta numret du vill radera. Detta för att undvika fel. 
Ladda ner vald:
Här kan du ladda ner historiken i antingen Excel- eller csv-format. 
Kolumner:
Här kan du välja vilka kolumner som ska visas/döljas i tabellen.
Fakturering med andra intervall än månadsvis
Om du har valt att fakturera för innevarande eller nästkommande månad som standard under inställningarna, påverkar detta inte faktureringen av andra intervall. För alla intervall utöver månadsvis kommer ett fakturaunderlag att skapas (för fakturaunderlag som skapas automatiskt) för den första månaden av hyresavtalet, och x antal månader framåt, beroende på valt faktureringsintervall. Det innebär att för ett hyresavtal som ska faktureras halvårsvis, där hyresavtalets startdatum är den 15 mars, då ett fakturaunderlag skapas automatiskt, kommer ett underlag att skapas för hela mars, och 5 månader framåt. Då kommer inget fakturaunderlag att skapas automatiskt för detta hyresavtal igen förrän efter 6 månader.
När du manuellt skapar ett massfaktureringsunderlag väljer du om du vill inkludera hyresavtal med andra intervall än månadsvis. Då kommer alla dessa hyresavtal att inkluderas, och summan beräknas baserat på den period du valt att fakturera för. Du kan därför fakturera 3 månader för en hyresfastighet som faktiskt faktureras halvårsvis om du så önskar. Systemet beräknar sedan vad priset blir för 3 månader baserat på den hyra du har angett. Om priset på en hyresfastighet är 100 000 och faktureras halvårsvis kommer hyran att beräknas som 50 000 om du fakturerar manuellt för 3 månader.
Kreditering
Du kan bara skapa kreditnotabaser på leasingavtal som har en godkänd/överförd fakturabas.
Om du vill kreditera en faktura gör du detta från det enskilda hyresavtalet. Gå till Hyresavtal i huvudmenyn till vänster och hitta det hyresavtal som du vill skapa en kreditfaktura för. 
Detta visar en lista över tidigare skapade fakturabaser. Välj den du vill kreditera genom att trycka på Välj.
Du väljer sedan startdatum och slutdatum för krediten, ifall du inte vill kreditera en hel månad.
Du kan också gå till Fakturering och kreditering i sidomenyn när du behandlar hyresavtalet och högerklicka på det underlag som du vill skapa en kreditnota på: 
När krediten är skapad hittar du den under Ekonomi > Fakturering, i fliken Kredit. Markera och sedan kan du ladda ner filen på samma sätt som fakturaunderlaget och ladda upp den till ekonomisystemet.
Automatisk kreditering vid hyresavtalets slut
Om du avslutar ett hyresavtal som redan har ett fakturaunderlag med statusen Godkänd eller Överförd för perioden efter det nya slutdatumet, kan LAFT automatiskt skapa ett kreditnotaunderlag för de berörda dagarna.
Markera rutan Kreditberörda fakturor innan du klickar på Slutför. Kreditnotan skapas som ett utkast under Fakturering och måste godkännas manuellt innan den kan laddas ner eller överföras till ekonomisystemet.
