Automatisk skapande

I LAFT Utleie är standardinställningen månadsfakturering. Om du har en hyra som du inte vill ska faktureras med månadsintervall kan du bestämma detta inom hyresobjektet genom att redigera det. Läs mer om fakturering med andra intervall än månadsintervall längre ner i guiden.

För att konfigurera automatisk fakturagenerering, gör följande:
Gå till Inställningar i huvudmenyn till vänster och sedan Fakturering i den översta flikraden.

Här kan du ställa in vilken dag i månaden nya fakturabaser ska skapas automatiskt. Du väljer också om du ska fakturera för innevarande månad eller nästa månad som standard. När du har ställt in detta kommer fakturabaser att skapas automatiskt varje månad på den dag du har valt. Här kan du också ange en e-postadress som automatiskt tar emot fakturabaser när de laddas ner.

Manuell skapande

Om du inte vill att fakturabaser ska skapas automatiskt, eller om du vill fakturera utanför detta, kan du skapa fakturabaser manuellt. Du kan antingen skapa baser i bulk eller skapa dem för enskilda hyresavtal. Nedan går vi igenom de olika sätten:

Massgenerering av fakturaunderlag manuellt

Gå till Hyra i menyn till vänster > Skapa fakturaunderlag. Här måste du välja den period du vill skapa ett fakturaunderlag för högst upp i filtret. Du har också flera filtreringsalternativ.
OBS! Om du inte filtrerar på något annat än period skapas ett fakturaunderlag för alla fakturerbara (aktiva) hyresavtal för den valda perioden.

• Period : Skapar ett fakturaunderlag för alla fakturerbara hyror inom den valda perioden.
• Hyresfastigheter : Här kan du välja en, flera eller alla hyresfastigheter. Ett fakturaunderlag skapas för alla valda hyresfastigheter som har en fakturerbar hyresperiod inom den valda perioden.
• Privatpersoner : Här kan du välja en, flera eller alla privatpersoner. Ett fakturaunderlag skapas för alla valda privatpersoner som har ett fakturerbart hyresavtal inom den valda perioden.
• Organisationer : Här kan du välja en, flera eller alla organisationer. Ett fakturaunderlag skapas för alla valda organisationer som har ett fakturerbart leasingavtal inom den valda perioden.
• Faktureringsintervall : Här kan du skapa ett fakturaunderlag för hyresfastigheter baserat på det faktureringsintervall de är konfigurerade att ha. Intervallet kan ändras inom själva hyresfastigheten genom att redigera det, eller via sidan Administration av hyresfastigheter. Ett fakturaunderlag skapas för fastigheter med valt intervall och inom den valda perioden.
• Hyresfastighetstyp : Här kan du skapa ett fakturaunderlag för hyresfastigheter baserat på deras typ. Du kan välja en eller flera. Ett fakturaunderlag skapas för alla hyresfastigheter som har ett aktivt hyresavtal inom den valda perioden.
• Användningsändamål för hyresfastighet (privat eller kommersiell) : Här kan du skapa ett fakturaunderlag för endast privatpersoner eller endast kommersiella fastigheter. Ett fakturaunderlag skapas för alla hyresavtal som är privata och/eller kommersiella uthyrningar och som har ett aktivt hyresavtal inom den valda perioden. OBS! För att använda detta filter måste du ha angett om hyresfastigheten används för privat uthyrning eller kommersiell uthyrning. Du gör detta genom att redigera hyresfastigheten , antingen individuellt eller via sidan för Administration av hyresfastigheter.
• Hyresfastighet markerad som uthyrning? Här kan du välja att skapa ett underlag för till exempel hyresfastigheter som du har flaggat som uthyrning.
• Tillåt dubbletter (kryssruta): Markera detta om du vill att hyresavtal som du redan har skapat ett underlag för ska skapas igen (för samma period). Du kan köra en testkörning för att se om det finns ett befintligt underlag för någon av de hyresfastigheter som du vill extrahera ett fakturaunderlag för. Du ser hur många i en ruta till höger på skärmen. Om du vill tillåta att dubbletter skapas måste du markera "tillåt dubbletter". Annars är standardinställningen att om det finns en överlappning på ett datum kommer underlaget att registreras som ett duplikat och inte skapas.

Skapa manuellt ett fakturaunderlag för en enskild hyresrelation

Via sidan för massskapande (ovan): Du väljer helt enkelt perioden i filtret och markerar rutan för den enskilda hyresgästen i filtret Privatpersoner eller Organisationer.

Via det enskilda hyresavtalet: Gå till sidan Hyresavtal i menyn till vänster. Högerklicka på raden för hyresavtalet och klicka på Hantera hyresavtal. Menyn till vänster visar Fakturaunderlag:

Den här tabellen visar alla tidigare fakturabaser för hyresavtalet, och du kan skapa en ny genom att klicka på Skapa fakturabas till höger ovanför tabellen. Detta visar en kalender där du kan välja vilka dagar du vill skapa en fakturabas för.

Du kan också klicka på hyresfastigheten som hyresavtalet gäller och gå till fliken Aktiva och framtida hyresavtal. I den här fliken ser du alla hyresavtal som ännu inte har löpt ut, inklusive planerade/framtida hyresavtal. Detta beror på att det i vissa fall är nödvändigt att kunna skapa ett fakturaunderlag för hyresavtal som ännu inte har påbörjats, t.ex. vid förskottsfakturering.

Klicka på kugghjulet och välj Skapa nytt fakturaunderlag. Detta visar en kalender där du kan välja vilka dagar du vill skapa ett fakturaunderlag för.

Oavsett hur ett fakturaunderlag skapas kommer det att sparas och kan behandlas under Hyra > Fakturering.

Alla skapade fakturabaser finns i huvudmenyn till vänster under Hyra > Fakturering:

Om du vill se mer information om vad fakturaunderlaget för den enskilda hyresavtalet innehåller kan du klicka på ID-numret till vänster i tabellen. Detta visar den period som faktiskt fakturerats för, hyrespriset och eventuella tillkommande avgifter:

För att ladda ner en faktura, markera de fakturabaser du vill ladda ner/överföra till ditt ekonomisystem och scrolla ner till botten av sidan. Här har du flera alternativ baserat på vilken typ av/om du har en integration med ditt ekonomisystem. Om du inte har konfigurerat några integrationer mellan ditt ekonomisystem och LAFT, använd knappen Ladda ner. Detta visar en rullgardinsmeny där du kan välja vilket filformat du vill ha. Flat file för Visma eller Agresso är ett format som sedan kan laddas upp direkt till respektive ekonomisystem så att du kan slutföra faktureringen därifrån.

Om du skickar fakturadata via Visma Enterprise Web Service kan du se mer information om användningen här.

Om du har valt att fakturera för innevarande eller nästkommande månad som standard under inställningarna, påverkar detta inte faktureringen av andra intervall. För alla intervall utöver månadsvis kommer ett fakturaunderlag att skapas (för fakturaunderlag som skapas automatiskt) för den första månaden av hyresavtalet, och x antal månader framåt, beroende på valt faktureringsintervall. Det innebär att för ett hyresavtal som ska faktureras halvårsvis, där hyresavtalets startdatum är den 15 mars, då ett fakturaunderlag skapas automatiskt, kommer ett underlag att skapas för hela mars, och 5 månader framåt. Då kommer inget fakturaunderlag att skapas automatiskt för detta hyresavtal igen förrän efter 6 månader.

När du manuellt skapar ett massfaktureringsunderlag väljer du om du vill inkludera hyresavtal med andra intervall än månadsvis. Då kommer alla dessa hyresavtal att inkluderas, och summan beräknas baserat på den period du valt att fakturera för. Du kan därför fakturera 3 månader för en hyresfastighet som faktiskt faktureras halvårsvis om du så önskar. Systemet beräknar sedan vad priset blir för 3 månader baserat på den hyra du har angett. Om priset på en hyresfastighet är 100 000 och faktureras halvårsvis kommer hyran att beräknas som 50 000 om du fakturerar manuellt för 3 månader.