✉️ Brevmall

• Standardmallar ingår i systemet.
• Används för att skicka brev/meddelanden till hyresgästen
• Exempel:
  • Resignation
  • Meddelande om hyresreglering
  • Påminnelser
• Resultat:
  • Ladda ner som dokument (PDF/Word)
  • Skickas manuellt (e-post eller post)
  • Integration med SvarUt kommer 2026!
• ❗ Kan inte signeras elektroniskt

👉 Tänk: ”Det här är ett brev jag skickar ut”

📝 Dokumentmall

• Används för kontrakt och viktiga dokument
• Exempel:
  • Hyresavtal
  • Kontraktstillägg
• Resultat:
  • Kan skickas för elektronisk signatur
  • Alla parter kan signera med BankID eller signatur
• Kräver:
  • Att dokumenttypen är inställd på ”Kontrakt”

👉 Tänk: ”Det här är något som måste skrivas under”

🔑 Kort sagt

• Brevmall = skicka information
• Dokumentmall = skapa och signera avtal

• Viktigt val (ofta det som orsakar problem!):
  Ange dokumentmallstyp = "Kontrakt"
  👉 Detta är absolut nödvändigt så att det kan användas för signering senare.

3. Skapa innehållet:
Skriv ditt kontrakt i editorn (liknande Word)
Ange variabler där du vill hämta information automatiskt, t.ex.:
%{tenant.name} → hyresgästnamn
%{bostadsadress} → adress
Använd Förhandsgranskning för att kontrollera hur det ser ut.

4. Spara:
Klicka på Spara när du är klar.

5. Hur man skickar kontraktet för underskrift ✍️
Det finns två sätt – det enklaste är via hyresavtalet:

• 5a. Metod 1 (rekommenderas): Via hyresavtal
  Gå till nuvarande hyresavtal
  Hantera ditt hyresavtal och välj E-signering (dokumentmallar) i sidomenyn till vänster
  Klicka på Skapa signeringsärende från dokumentmall längst upp till höger
  Välj den avtalsmall du skapade.
  Lägg till undertecknande parter (hyresgäst + eventuellt fler)
  Klick:
  ”Skicka för signatur” (skicka e-post till alla), eller
  "Skriv under nu" (om ni sitter tillsammans)
• 5b. Metod 2: Via dokumentmallar i menyn till vänster
  Gå till dokumentmallar
  Klicka på fliken Skapa dokument
  Välj mall från rullgardinsmenyn ovanför tabellen.
  Hitta hyresavtalet i tabellen
  Klicka på tre rader → Nytt signeringsärende

Om du använder dokumentmallar för att skapa avtal eller andra dokument som du av olika anledningar vill ska signeras elektroniskt, är detta möjligt om Assently-integrationen är aktiverad.
För att en dokumentmall ska kunna signeras som ett kontrakt, antingen via metod 1 (via hyresavtal) eller 2 (via dokumentmallar) nedan, måste du välja "Kontrakt" som dokumentmallstyp. Detta för att säkerställa att mallen inte visas på sidorna för hyresjustering, under Hyra > Justering av hyrespris (på dessa mallar, ange typen till "Reglering").

Så här går du vidare:
Skapa dokumentmallen på vanligt sätt som beskrivits tidigare i den här guiden.
Sedan måste ett signeringsärende skapas. Detta kan göras på två sätt:

1. Genom hyresavtalet
2. Via dokumentmallar i menyn
   
   Längre ner i kapitlet går du även igenom:
3. Mallar för signering av dokument
4. Få en översikt över alla signeringsärenden
   

1. Via hyresavtalet:

Gå till Hyresavtal > Gears > E-signering (dokumentmallar):

Du kommer då till en sida där du kan se alla påbörjade signeringsärenden för hyresavtalet i en tabell (om det finns några), samt möjligheten att skapa ett nytt signeringsärende. För att fortsätta med ett redan skapat ärende kan du klicka på Namn.
Om du väljer att skapa ett nytt ärende måste du först välja vilken mall du vill använda. Sedan skapas själva signeringsärendet.

Här kan du granska fälten, lägga till eventuella ytterligare signerande parter och signera dokumentet. Se avsnitt 3 för information om hur du slutför signeringsprocessen.

2. Via Dokumentmallar i menyn:

När mallen/dokumentet ska signeras, gå till Dokumentmallar > Skapa dokument.
Välj mall från rullgardinsmenyn och leta upp hyresavtalet i tabellen. Klicka sedan på de tre raderna till höger om raden > Nytt signeringsärende:

Om du vill se påbörjade eller tidigare signeringsärenden för hyresavtalet kan du klicka på Signeringsärenden:


En översikt över alla ärenden visas då, och du kan klicka på namnet för att fortsätta med ärendet, eller valfritt ta bort det.

När signeringsärendet har skapats kan du granska fälten, lägga till eventuella ytterligare signerande parter och signera dokumentet. Se avsnitt 3 för information om hur du slutför signeringsprocessen.

3. Signera dokumentmallar

Oavsett om du har skapat signeringsärendet via hyresavtalet eller via menyn Dokumentmallar har du två alternativ för signering. När alla signerande parter har lagts till kan du antingen välja "Skicka för signering" eller "Signera nu".

• När du klickar på ”Skicka för signering” får alla undertecknande parter ett e-postmeddelande med en länk till dokumentet som ska signeras. Här klickar du på ”Läs igenom och signera”: Läs igenom dokumentet och skrolla längst ner tills du ser ditt namn. Klicka sedan på "Signera nu":
  
  Du får då välja hur du vill signera. Med elektronisk legitimation kan du signera med BankID, medan med Din signatur kan du signera med fingret på muspekaren/styrplattan:
  
  
  Elektronisk ID:
  
  Din signatur (välj ”Signera på den här maskinen” om du vill skriva med fingret):
  
  
  
• ”Signera nu” är bra att använda om alla signerande parter är på samma plats. Detta tar dig direkt till sidan där parterna kan signera:
  
  

När en av parterna har skrivit under, kommer det att tydligt anges i signeringsformuläret genom att det står ”Signerad” med grön bakgrund:

När alla parter har skrivit under får ärendet statusen "Signerat", det skickas via e-post till alla parter och dokumentet finns tillgängligt för nedladdning i PDF-format.

Mallar för undertecknade brev kommer att läggas till i arkivet med hyresdokument. Du hittar dem här:

4. Få en översikt över alla signeringsärenden

Du kan hitta information om signeringsfrågor på flera ställen:

• Insiktsmodul > E-signering: Här hittar du alla signeringsärenden, oavsett om det gäller checklistor , hyreskontrakt eller dokumentmallar (filtrering är på gång!).
  Du kan klicka på ärendet i tabellen för att gå till signeringsärendet.
  Genom att klicka på Alternativ i högra hörnet kan du fortsätta signera eller ta bort ärendet.
  
• Via sidan för avtal - e-signatur:
  Du kommer sedan till en tabell där du kan se statusen för ärendena, och du kan klicka på namnet för att gå direkt till signeringsärendet.
  

Förklaring av hur man infogar värden från systemet i texten.
OBS! Om du har skapat anpassade fält för hyresfastigheten kommer de också att ha sina egna variabler och kan inkluderas i brevmallen. De kommer att finnas tillgängliga längst ner i listan över variabler, som "%{residence_attribute_value.XX}".