LAFT för leverantörer (externa användare)
I den här guiden går vi igenom de olika sätt som du som leverantör kan använda LAFT.
Table of Contents
Om du som leverantör samarbetar med en kommun eller organisation som använder LAFT kan du bli tilldelad olika uppgifter. Hur du som leverantör hanterar dessa beror på om, och eventuellt vilken, åtkomst till systemet du har beviljats.
Det finns två sätt för våra kunder att arbeta med leverantörer i LAFT :
- De kan skapa en ”intern” användare åt dig med rollen ”ad hoc”. Då kommer du att finnas med på deras användarlista, på samma sätt som deras interna användare/anställda som också har tillgång till LAFT. Då får du ett användarnamn (din e-postadress) och ett lösenord, och kan logga in på både LAFT-appen och webbversionen. I LAFT kommer användningen att begränsas till de byggnader du har tillgång till när din användare skapades, så att du kan bearbeta uppgifter på dessa, samt ladda upp dokument/filer till byggnadens dokumentarkiv.
- De kan skapa dig som leverantör i modulen Drift och underhåll.
Om du samarbetar med flera kunder/kommuner måste denna lösning användas. Det är enda sättet för dig som leverantör att tilldelas ärenden i flera LAFT-kundområden, eftersom ditt användarnamn bara kan tillhöra ett område. I det här fallet fylls endast följande information om dig/ditt företag i:
I metod 2 får du inte en direkt användare på LAFT-kundområdet, utan i en leverantörsportal som vi har skapat. Det innebär att du inte kommer att få ett e-postmeddelande som ber dig skapa ett lösenord, som du får i punkt 1. LAFT-användaren kan inte kontrollera åtkomst till vilken/vilka byggnader du som leverantör kommer att ha åtkomst till, men du får automatiskt åtkomst om du tilldelas en uppgift på byggnaden. Du får då ett aviseringsmejl från systemet som du kan svara på med eventuella bilagor, och att det finns en länk till uppgiften som du kan klicka på för att ändra status, lägga till kommentarer etc. När uppgiften är slutförd kommer din åtkomst till byggnaden att tas bort, och du kommer inte heller att kunna ladda upp filer i till exempel dokumentarkivet. Det är därför viktigt att du inte slutför uppgiften innan du faktiskt är klar.
Oavsett om du skapas via metod 1 eller metod 2 kan du välja om du vill behandla dina uppgifter via en länk som kommer i e-postmeddelandet, eller om du vill logga in i LAFT-appen eller webben. Se hur du går tillväga nedan.
Via länk i e-postmeddelandet
När du tilldelas en uppgift i LAFT får du ett e-postmeddelande ( oavsett om du är skapad som metod 1 eller 2) . Det automatiskt genererade e-postmeddelandet kommer att se ut så här:
Här hittar du all information du behöver; uppgiftstext, deadline, vilken byggnad den gäller etc. Om det är en uppgift med en deadline får du ett nytt meddelande när deadline närmar sig om du inte har slutfört den.
För att behandla detta, klicka på knappen "Gå till arbetsuppdrag" i e-postmeddelandet. Detta tar dig till LAFT i "skyddat läge", och du kommer bara att kunna arbeta med den uppgift du har tilldelats. Här kan du se uppgiftstexten, deadline, lägga till egna kommentarer/bilagor, se och slutföra eventuella checklistor och ställa in statusen Slutförd när du är klar.
För att ändra statusen, klicka på knappen Starta arbete. Statusen ändras först till Pågår. Klicka sedan igen för att ställa in den till Slutförd.
Guide: Så här fyller du i en checklista
Fanns det några avvikelser i checklistan? Se handledningen: Skapa arbetsordrar från checklistor
Via LAFT på webben
Logga in på LAFT med ditt användarnamn och lösenord genom att gå till https://id.laft.io
Oavsett om du har skapats som leverantör via metod 1 eller 2 ovan kommer din e-postadress att kopplas till en roll i LAFT som kallas ”ad-hoc”. Med denna roll kommer du att kunna använda LAFT på webben och ha tillgång till MittBygg-modulen samt dokumentarkivet.
Om du skapades via metod 1 borde du ha fått ett e-postmeddelande som ombeds att skapa ett eget lösenord. Om du inte fick detta kan du klicka på knappen Glömt lösenord när du loggar in.
Om du skapades via metod 2 har du inte fått ett lösenord, men du kan klicka på knappen Glömt lösenordet, ange din e-postadress (användarnamn) och skapa ett lösenord.
När du har tilldelats uppgifter kommer du att kunna bearbeta dem i MittBygg-modulen.
När du är inloggad kan du välja att gå in i MittBygg-modulen för att se dina ärenden, eller gå direkt till Dokumentarkivet för att ladda upp filer:
I MittBygg ser du en översikt över dina tilldelade ärenden och kan fortsätta med behandlingen av dem.
Andra användbara guider :
Mitt Bygg på webben
Hur man använder dokumentarkivet
Hur man fyller i en checklista
Fanns det några avvikelser i checklistan? Se handledningen: Skapa arbetsordrar från checklistor
Via LAFT-appen
Oavsett om du har skapats som leverantör via metod 1 eller 2 ovan kommer din e-postadress att kopplas till en roll i LAFT som kallas ”ad-hoc”. Du kommer att kunna använda MittBygg-sektionen i LAFT-appen med denna roll.
Om du skapades via metod 1 borde du ha fått ett e-postmeddelande som ombeds att skapa ett eget lösenord. Om du inte fick detta kan du klicka på knappen Glömt lösenord när du loggar in efter att du har laddat ner appen.
Om du skapades via metod 2 har du inte fått ett lösenord, men du kan fortfarande klicka på knappen Glömt lösenordet, ange din e-postadress och skapa ett lösenord.
När du har tilldelats uppgifter kan du bearbeta dem direkt i appen: 
Scrolla till höger i tabellen för att gå till bearbetning. Genom att klicka på ikonerna kan du enkelt lägga till egna kommentarer och ladda upp bilagor: 
Du kan också lägga till egna kommentarer och bilder medan uppgiften bearbetas, samt slutföra/ändra statusen för ärendet: 
Om en checklista har bifogats kommer den att finnas här för ifyllning: 
Du kan också ladda upp dokument till dokumentarkivet för det objekt (den byggnad) som ärendet skapas på, navigera tillbaka till dina ärenden och se dina tidigare ifyllda checklistor genom att klicka på ikonen längst upp till höger, här: 
Tryck och håll ner mappen du vill ladda upp filer till i ungefär en sekund. 
För att använda appen, se även guiderna:
MyBuild på appen
Att fylla i en checklista
Fanns det några avvikelser i checklistan? Hur skapar man arbetsordrar från checklistor
Dokumentarkivet i LAFT
Det finns två sätt att använda dokumentarkivet som leverantör:
- Via extern uppladdning (ingen användaråtkomst till LAFT krävs):
Kommunen/organisationen som använder LAFT kan öppna upp för extern uppladdning. Du får då tillfällig åtkomst att ladda upp filer till önskad mapp, direkt via e-post. Det innebär att inget användarnamn och/eller lösenord krävs.
Så här fungerar det: Extern uppladdning kan användas när LAFT-användaren vill att du, som leverantör (extern) som inte har någon användare/åtkomst till systemet, ska ladda upp dokumentation till dokumentarkivet.
Följande ingår i e-postmeddelandet du som leverantör får:
"Svara på detta e-postmeddelande (behåll den ursprungliga ämnesraden) och bifoga dokument som ska laddas upp till dokumentarkivet. OBS: Bilder måste läggas till som bilagor, inte som en del av själva e-postmeddelandet."
När du ser svaret på e-postmeddelandet med bilagan/bilagorna kommer bilagan att laddas upp till den valda mappen. Avsändaren kan också skriva in ett personligt meddelande som inkluderas i e-postmeddelandet om de tycker att du behöver mer sammanhang.
När en fil laddas upp placeras filen i mappen med ett X i kolumnen "Godkänd" till höger i listan. Detta indikerar att det är en extern fil som ännu inte har granskats. LAFT-användare kan högerklicka på filen och klicka på "Godkänn" så ändras symbolen till en bockmarkering, vilket indikerar att någon har visat och godkänt dokumentet.
Du kommer att kunna fortsätta ladda upp dokument tills din åtkomst till fjärruppladdning tas bort.
Se även vägledning: Hur man använder dokumentarkivet
- Via LAFT i appen eller på webben :
Om du är registrerad som leverantör antingen via metod 1 eller 2 har du tillgång till LAFT genom att logga in.- Om du skapas via metod 1 kommer LAFT-användaren att kunna kontrollera vilka byggnader din användare har tillgång till, och du kommer därför att ha tillgång till LAFT (och därmed dokumentarkivet) tills din användare avaktiveras. När du är inloggad på LAFT, antingen via LAFT eller WEB, kommer du också att kunna ladda upp dokument direkt till dokumentarkivet.
Webb : För att ladda upp filer, högerklicka på önskad mapp.
- Om du skapas via metod 1 kommer LAFT-användaren att kunna kontrollera vilka byggnader din användare har tillgång till, och du kommer därför att ha tillgång till LAFT (och därmed dokumentarkivet) tills din användare avaktiveras. När du är inloggad på LAFT, antingen via LAFT eller WEB, kommer du också att kunna ladda upp dokument direkt till dokumentarkivet.
App : Tryck och håll ner mappen du vill ladda upp filer till i ungefär en sekund.
- Om du skapas via metod 2 kommer du bara att ha åtkomst till byggnader i LAFT som du har en öppen uppgift på. Så för att ha åtkomst till dokumentarkivet måste du ha ett pågående ärende. När du stänger ärendet (ställer in det på Klar) kommer byggnadsåtkomsten automatiskt att tas bort. Utöver det laddar du upp filer på samma sätt som beskrivs för metod 1.