Hur man skapar en ny arbetsorder på webben
Table of Contents
En arbetsorder definieras som en enskild uppgift (utan intervall som rutiner). Om du vill skapa en rutin måste detta göras via rutinesidan eller från brandboken (för rutiner som gäller brand). Du har samma fält på arbetsorder och rutiner – den enda skillnaden är var du skapar dem i systemet, och att rutiner måste ha en frekvens/intervall. Både arbetsorder och rutiner bearbetas på samma sätt. Se hur du bearbetar arbetsorder här.
I DV-modulen klickar du på "Uppgifter" i huvudmenyn till vänster och sedan på "Skapa arbetsorder". Du har också en genväg för att skapa en ny arbetsorder om du är på sidan "Översikt" eller från egenskapsstrukturen (hitta objektet och högerklicka).
När du skapar en arbetsorder ser du flera flikar högst upp. Du behöver inte fylla i information på alla flikar, men du måste fylla i fälten markerade med en röd stjärna.
Nedan kan du läsa hur du fyller i varje flik:
I allmänhet
- Du måste välja objekttyp innan du kan välja det specifika objektet (t.ex. en byggnad eller en anläggning). När du har valt typ visas en ny rullgardinsmeny för att välja objektet. När du skapar en arbetsorder kan du bara välja ett objekt, men du kan kopiera arbetsordern till flera objekt senare.
- Fyll i uppgiftstexten.
- Välj entreprenör(er): under ”Ansvarig entreprenör” hittar du interna användare som har skapats i LAFT, samt leverantörer. Du kan använda sökfältet för att söka efter specifika användare och/eller leverantörer. Sök till exempel efter ”Leverantör” för att visa alla leverantörer.
Du kan välja en eller flera utförare, både interna och leverantörer. Leverantörer måste skapas i förväg .- Värt att notera angående tilldelning av arbetsordrar/rutiner till leverantörer : Om både en intern användare och en leverantör är satta som utförare kommer den interna användaren att väljas som huvudansvarig användare. Om du tilldelar en uppgift till flera leverantörer, och inte några interna användare, kommer den första leverantören du klickar på att sättas som huvudansvarig användare. Detta kan ändras senare.
- Om du vill tilldela uppgiften till någon som ännu inte har användaråtkomst till LAFT finns det en separat knapp för att snabbt skapa användare: ”Bjud in artist+”. Om du klickar här kan du fylla i förnamn, efternamn, e-postadress och välja roll. När personen skapats kommer den bara att ha åtkomst till det objekt de är tilldelade som artist på, men åtkomsten kan enkelt ändras genom att redigera användaren i efterhand. Läs mer om det här .
- "Privat uppgift" gör arbetsordern synlig endast för dig som utfärdare och den person du tilldelar den.
- Om du har skapat checklistor för användning på arbetsordrar/rutiner, välj detta från rullgardinsmenyn ”Bifoga checklista”.
- Deadline: Ställ in önskad deadline. Tryck på “Deadline” för att visa kalendern och välja ett datum.
Obs: Vill du ha repetitiva uppgifter? Använd istället rutiner för repetitiva uppgifter. Detta grupperar dina rutiner i kategorier.
- Prioriteten sätts automatiskt till låg. Markera för högre prioritet om så önskas. Detta påverkar inte aviseringar om arbetsordrar etc.
- Åtgärdstyper: som ny kund i systemet kommer du att ha några standardåtgärdstyper tillgängliga. Du kan välja en av dessa, eller en åtgärdstyp som du själv har skapat . Åtgärdstyper låter dig gruppera uppgifter så att du enklare kan få en överblick över hur många arbetsordrar som hamnar i kategorin "Operation" och hur många som hamnar i kategorin "Avvikelse".
Byggnadsdel
Om du vill ange var i en byggnad arbetsuppdraget ska utföras kan du göra det här. Du kan välja en byggnadssektion från rullgardinsmenyn, ange ett rumsnummer och välja en komponentkod.
Aviseringar
Under aviseringar kan du styra vilken typ av aviseringar som ska skickas via e-post till testamentsexekutorn/testamentsexekutorerna och till dig som utfärdare.
Följande aviseringar skickas som standard om du inte markerar någon av dessa rutor:
- Meddelande till artister om att de har tilldelats en arbetsuppdrag
- Uppdateringar av arbetsordrar: Byte av ansvarig utförare, återöppning av uppgift, ändrad prioritet eller deadline
- När en checklista lämnas in för uppgiften
- När en arbetsorder är godkänd
- Påminnelse om uppgift dagen före deadline
Hantering av aviseringar om arbetsordrar/rutiner
- Inaktivera avisering till testamentsexekutor: Om du avmarkerar det här alternativet skickas inga aviseringar i listan ovan till testamentsexekutorn.
- Meddela artist om uppdateringar: Den här rutan styr om personen du har angett som huvudartist ska meddelas om uppdateringar.
- Meddela utfärdaren om uppdateringar: Detta styr om du, som utfärdare av uppgiften, ska få meddelanden om uppdateringar av uppgiften.
- Meddela utfärdaren om slutförande: Om du markerar den här rutan får du ett meddelande när utföraren har markerat uppgiften som slutförd.
- Skicka SMS-avisering till entreprenör: detta skickar aviseringar till entreprenörer via SMS. Observera att detta medför en kostnad för kommunen för att skicka SMS.
Andra
Om du har skapat anpassade fält kommer de att finnas här. Här kan du också välja att tilldela uppgiften till en ämnesspecialistroll istället för att tilldela den direkt till en utförare.
Den här fliken visas inte om du inte har skapat några ämnesspecialistroller eller anpassade fält.
Klicka slutligen på "Skapa arbetsorder". Du kommer då att se arbetsordern och du kan välja att behandla den direkt om det är tillämpligt (till exempel om du skapade den själv).
- Om du vill bifoga bilder eller andra bilagor till arbetsordern kan du göra det nu när arbetsordern har skapats. I den översta raden med flikar hittar du "Kommentarer/bild/bilaga". Klicka här och ladda upp filer.
- Du kan också ladda upp en planritning med arbetsordern. Detta är endast tillgängligt för arbetsorder på objekttyperna byggnad, våning och rum. Planritningen måste ha laddats upp på en våning i förväg – se hur här (separat avsnitt om dokumentarkivet).
- Om du vill kopiera arbetsordern du har skapat till flera byggnader, gå till menyn (grå ruta med tre streck) i det övre högra hörnet och klicka på "Kopiera arbetsorder". Du kan sedan välja en eller flera byggnader att kopiera arbetsordern till. Du kan också välja om du vill kopiera med uppgiftens utförare och eventuella deluppgifter.